Administrasi Keuangan

Administrasiadalah segenap rangkaian kegiatan penataan terhadap pekerjaan pokok yangdilakukan oleh sekelompok orang dalam kerjasama untuk mencapai tujuan tertentu.Administrasi sebagai suatu proses dapay diperinci menjadi 8 unsur umum yangbersifat dinamis, yaitu :

a)     tatakeragaan

b)     tatapimpinan

c)     tatahubungan

d)    tataketerangan

e)     tatakepegawaian

f)      tatakeuangan

g)     tataperbekalan

h)     tatahumas

            Dari 8 unsur diatas yang akandibahas dalam artikel ini adalah mengenai unsur keenam dalam administrasi yaitu“tatakeuangan” atau “administrasi keuangan”.

            Administrasi Keuangan, adalah suatu“truisme”, atau paling sedikit suatu kenyataan, bahwa biaya yang tersedia bagisuatu negara yang sedang giat melakukan pembangunan, seperti Indonesia, selaluterbatas dibandingkan dengan banyaknya kegiatan pembangunan yang perludibiayai. Oleh karena itu logis pula apabila semua usaha harus dilakukan agarsupaya biaya yang tersedia, baik yang bersumber dari pendapatan di dalam negeriberupa pajak, tabungan masyarakat, tabungan Pemerintah dan pendapatan negaradari hasil ekspor, maupun yang berupa pinjaman, dikelola penggunaannyasedemikian rupa sehingga dengan biaya yang terbatas itu diperoleh hasil yangmaksimal. (Dr, Sondang P. Sagian, M,P.A. Ph. D : Administrasi Pembangunan, Gunung Agung, Jakarta, 1983, hal 156).

            Administrasi keuangan juga dapatberarti rangkaian kegiatan penataan yang berupa penyusunan anggaran belanja,penentuan sumber biaya, cara pemakaian, pembukuan, dan pertanggungjawaban ataspembiayaan dalam kerjasama mencapai tujuan tertentu.

            Denganperkataan lain, semua langkah yang lebih menjamin penggunaan biaya yangtersedia itu sehingga menjadi lebih efisien, efektif dan ekonomis harusdiambil.

            Jelaslah kiranya bahwa masalah yangdihadapi di bidang administrasi keuangan adalah masalah yang sangat kompleksyang pemecahannya memerlukan imaginasi, innovasi, daya pikir serta kreativitasyang besar.

            Secara lebih terperinci dapatdikemukakan beberapa masalah yang kiranya menonjol dalam bidang administrasikeuangan, seperti :

1.     Masalah terbatasnya biaya yang tersedia dan ataumungkin tersedia untuk membiayai usaha-usaha pembangunan yang ingindilaksanakan demi percepatan peningkatan taraf hidup seluruh rakyat.

2.     Masalah peningkatan kepercayaan rakyat terhadaplegitimasi pemerintahannya yang bertindak selaku pelaksana utamakegiatan-kegiatan pembangunan.

3.     Masalah peningkatan kepercayaan pihak negara-negaraasing, badan-badan internasional terhadap kemampuan dan kesungguhan aparaturpemerintah untuk menyerap dan menggunakan bantuan dan atau pinjaman yangdiberikan demi kepentingan rakyat banyak.

4.     Masalah tidak sesuainya ketentuan parundangan yangmengatur keuangan negara pada umumnya.

5.     Masalah peningkatan kemampuan administrative dariaparat pemerintah untuk memelopori, membina dan melaksanakan kegiatan-kegiatanpembangunan.

6.     Masalah perimbangan keuangan nagara antara PemerintahPusat dan Pemerintah Daerah, dikaitkan dengan prinsip ekonomi.

7.     Masalah sistem administrasi keuangan yang pada umumnyatidak sesuai lagi dengan alam kemerdekaan, belum berbicara tentangketidak-sesuaian sistem administrasi keuangan yang ada dengan tuntutanpembangunan.

8.     Masalah masih terdapatnya kekurangan kesadaran rakyatuntuk memenuhi kewajiban keuangannya terhadap negara, seperti terdapatnyakecenderungan mengelakkan kewajiban membayar pajak.

9.     Masalah sistem pelaporan yang sering hanya menunjukkanlegalitas penggunaanbiaya dan kurang menunjukkan efisiensi penggunaan biayatersebut.

            Administrasi telah dipelajari secaraseksama dengan cara-cara ilmiah dan menurut rangka dasar tertentu, sehinggaterkumpullah sekelompok pengetahuan yang dapat dijadikan pedoman bagi kerjasamamanusia. Kelompok pengetahuan yang bersasaran administrasi disebut ilmuadministrasi. Penelaahan terhadap unsur finansia sebagai suatu konsep atautatakeuangan sebagai suatu proses menghasilkan sekelompok pengetahuan yangdisebut dengan ilmu administrasi keuangan.

            Ilmu administrasi keuangan membahassegenap rangkaian kegiatan penataan penyusunan anggaran, penentuan sumberbiaya, cara pemakaian, pembukuan, dan pertanggungjawaban atas pembiayaan dalamkerjasama mencapai tujuan tertentu. contoh laporan keuangan kas kecil :

HUMAS DAN KEPROTOKOLAN

HUMAS DAN KEPROTOKOLAN

DEFINISIHUMAS DAN DEFINISI PUBLIC RELATION

Istilah “Public”dalam Bahasa Indonesia diterjemahkan sebagai “Publik”, yaitu sebagai salah satukelompok dalam masyarakat yang sifatnya heterogen. Dalam masyarakat terdapatsekelompok orang yang homogeny. Yang homogeny inilah yang dapat dikategorikansebagai “Publik”.

Pengertian publikseacara universal yaitu, sekelompok orang yang mempunyai minat dan perhatianyang sama terhadap sesuatu hal”. Selanjutnya pengertian publik ini berkembangdan dapat dilihat dari berbagai klasifikasi, yang antara lain:

1.     Publik secara kuantitatif

Yang dimaksud dengan publik secara kuantitatif adalah:ditandai dengan adanya jumlah orang-orang yang terdapat dalam suatu kelompoktertentu, yakni terdiri dari dua orang atai lebih yang semuanya memiliki minatyang sama terhadap suatu hal.

2.     Publik secara geografis

Yang dimaksud disini adalah jika di dalamnya terdapattanda adanya sejumlah orang yang berkumpul bersama-sama di suatu tempat atauwilayah tertentu.

3.     Publik secara psikologis

Secara psikologis yang dimaksud dengan publik adalahjika di dalamnya ditandai dengan adanya sejumlah orang yang sama-sama mempunyaiminta dan perhatian yang sama terhadap sesuatu hal tanpa ada sangkut pautdengan tempat dimana mereka berada.

4.     Publik secara sosiologis

Ditandai dengan adanya sejumlah orang yang mempunyai keinginan yangsama, dasar yang sama, dan berkehendak untuk memecahkan masalah socialbersama-sama.

Dengan demikian, istilah“Public” dalam kaitannya dengan Public Relations yang diterjemahkan kedalamBahasa Indonesia adalah “Masyarakat” adalah tidak tepat, karena perkataan“Masyarakat” dalam Bahasa Inggris adalah “Society”, dimana secara ilmiah yangdimaksudkan dengan masyarakat adalah didasarkan pada karakteristik yang berbedadengan karakteristik publik, yang antara lain: Heterogen, Anonim, dan Large.

Sedangkan kata“Relation” (tanpa “s”) diterjemahkan sebagai “hubungan”. Kaitannya denganPublic Relations, dimana relations yang dimaksud menggunakan “s”, ini berartimenunjukkan arti yang sifatnya “jamak”. Dengan demikian terjemahan relationsyang tepat seharusnya “Hubungan-hubungan”.

Dari gambaran diatas dapat disimpulkan bahwa Public Relations secara harfiah berarti: “Hubungan-hubunganantar publik”. Ini berarti bahwa jika Public Relations diterjemahkan dengan“Hubungan Masyarakat” adalah kurang tepat, namun sampai saat ini masyarakatsudah terlanjur mengenal istilah hubungan masyarakat sebagai kata lain daripublic relations dan sangat sulit untuk diluruskan meskipun sudah ada usahakearah itu.

Selanjutnyaberikut ini beberapa definisi dari Public Relations, yaitu sebagai berikut:

1.     British Institute of PublicRelations (IPR)

“Public relationspractice is the planned and sustained effort to establish and maintain goodwilland mutual understanding between an organization and its publics”

Definisi menitikberatkan pada:

§  Kegiatan public relations merupakan upaya yang terencana danterorganisasi, serta bersifat terus-menerus/berkelanjutan.

§  Kegiatan tersebut bertujuan untuk mendapatkan pemahaman timbal balikantara organisasi dan khalayak-khalayaknya.

2.     Guru PR Frank Jefkins

“Public relationsconsists off all forms of planned communication, outwards and inwards, betweean organization and its publics for the purpose of achieving specificobjectives concerning mutual understanding.”

Definisi ini menyempurnakan IPR, di mana ditekankantujuan public relations bukan hanya mendapatkan pemahaman timbal balik, lebihdari itu tujuannya adalah untuk mencapai sasaran-sasaran yang spesifik.

3.     Mexican Statement

Kongres dunia Public Relations Associations di kotaMexico pada tahun 1978 menyepakati pernyataan berikut ini sebagai definisipublic relations:

“Public relationspractice is the art and social science of analyzing trends, predictingtheir  consequensces, counsellingorganizations leaders, and implementing planned programmes of action which willserve both the organisations’s and public interest.”

KONSEPHUMAS

Menurut Efendy (1990) Humas dapat dibedakan ke dalamdua pengertian yakni: “Sebagai teknik komunikasi dan sebagai metode komunikasi:Humas sebagai teknik komunikasi dimaksudkan bahwa humas dilakukan sendiri olehpimpinan organisasi. Sedangkan Humas sebagai metode komunikasi dimaksudkanbahwa dilakukan secara melembaga (Public relation of being),dimana wahana humas ditekankan adalah berupa biro, bagian, seksi, urusan bidangdan lain sebagainya. Dapat dikatakan bahwa Humas baik sebagai teknik komunikasimaupun sebagai metode komunikasi adalah suatu aktifitas yang menunjangmanajemen suatu lembaga untuk menggerakkan manusia-manusia yang terlibat,menuju sasaran dan tujuan lembaga.

Seidel dalam Effendy (1990), memberikan definisi Humasadalah proses kontinu dari usaha-usaha manajemen untuk memperoleh good will (kemauan baik) dan pengertian dari parapelanggannya, pegawainya, dan publik umumnya; ke dalam menganlisa dan perbaikanterhadap diri sendiri, keluar dengan mengadakan pertanyaan-pertanyaan.

The pitish Institut of public relations (Rahmandi, 1994) mendefinisikan Humas sebagai “Upaya sungguh-sungguh,terencana dan berkesinambungan untuk menciptakan dan membina saling pengertianantara organisasi dan publiknya”.

Definisi yang telah disepakati oleh praktisi Humasse-dunia, yang terhimpun dalam organisasi yang bernama, “The Internasional Public Relations Association” (IPRA),bersepakat merumuskan sebuah definisi dengan harapan dapat diterima dandipraktekkan bersama berbunyi “Hubungan Msayarakat (Humas) adalah manajemendari sikap budi yang berencana dan berkesinambungan yang dengan ituorganisasi-organisasi dan lembaga-lembaga yang bersifat umum dan pribadiberupaya membina pengertian, simpati, dan dukungan dari mereka yang adakaitannya atau mungkin ada hubungannya dengan jalan nilai pendapat umumdiantara mereka, yang dengan informasi yang berenacana dan tersebar luasmencapai kerja sama yang lebih produktif dan pemenuhan kepentingan bersama yanglebih efisien (Effendy, 1990). Definisi di atas dinilai sebagai definisi yanglengkap, yang menunjukkan ciri khas dan meliputi faktor-faktor yang memangharus ada pada Humas.

LatarBelakang Konsep Humas

Ada dua konsep besar yang menjadi latarbelakang berkembangnya Public Relations, yakni dalam tinjauan bisnis suatuperusahaan yang meliputi:

a.      Konsep tradisional dari suatubisnis

b.     Konsep modern dari suatu bisnis

Kedua konseptersebut, pada setiap konsepnya dapat diklasifikasikan melalui bagan berikutini:

KONSEP TRADISIONAL DARI SUATU BISNIS

KONSEP MODERN DARI SUATU BISNIS

§  TERTUTUP

§  TERBATAS

§  EKSTERNAL

§  TERBUKA

§  TERSEBAR LUAS

§  INTERNAL/EKSTERNAL

1.     Konsep Tradisional Tertutup

Dalam konsep tradisonal dari suatu bisnis yang sifatnyatertutup, seseorang/perusahaan/lembaga/organisasi selalu menutupi peristiwayang menimpanya, jika peristiwa tersebut dianggap sebagai peristiwa yang burukatau yang bersifat negative.

Pada masa itu tidak terpikirkan bahwa hal yangditutup-tutpi cepat atau lambat akan terbongkar juga dan akan diketahui olehmasyarakat luas. Orang/perusahaan/lembaga kurang memperhitungkan proses komunikasiyang timbul dalam masyarakat.

2.     Konsep Tradisional Terbatas

Dalam konsep tradisonal dari suatu bisnis yang sifatnyaterbatas, ditandai dengan keterbatasan dalam hal memasarkan produk atau jasa.Dalam hal ini orang/perusahaan/lembaga jika membuka perusahaan, walaupundiperhitungkan dengan pasarannya, tetapi hasil produksinya hanya disesuaikandengan kebutuhan daerahnya saja.

3.     Konsep Tradisional Eksternal

Public relations di masa ini konsepnya mengarah padakegiatan yang sifatnya ekstenal, atau dengan kata lain orientasi kegiatanpublic relations adalah hanya untuk masyarakat di luar organisasi/perusahaansaja.

4.     Konsep Modern Terbuka

Dalam konsep modern dari suatu bisnis,orang/perusahaan/lembaga pada umumnya sudah menyadari pentingnya informasi yangdiberikan kepada masyarakat secara benar, jelas, terbuka, jujur dalam artisesuai dengan faktanya. Hal ini dimaksudkan agar public dapat mengetahui secarajelas tentang kegiatan dan kejadian yang menimpa seseorang/perusahaan/lembagasecara apa adanya.

5.     Konsep Modern Tersebar Luas

Dalam konsep modern, orang/perusahaan/lembaga membukaperusahaan diusahakan agar barang-barang yang diproduksinya dipasarkan denganmemperhitungkan segala sesuatu yang tidak saja dipasarkan di daerahnya sajatetapi juga melakukan penyebaran pemasaran ke luar daerah. Jadi diperhitungkanbagaimana agar barang dan jasa sebagai sumber usahanya tersebut dapat tersebarluas sehingga masyarakat yang tadinya tidak menganal akan mengenal.

6.     Konsep Modern Internal dan Eksternal

Pada konsepmodern, aplikasi public relations diarahkan pada dua sasaran public yaknipublic internal dan eksternal. Oleh karena itu, jika ada permasalahan yangberkaitan dengan bawahan dimana semua ini menyangkut masalah public internal,maka tugas PRO adalah harus dapat mempertemukan keduakeinginan/motivasi/kebutuhan dari setiap kelompok dimana kedua macam publictersebut tentu saja mempunyai keinginan yang satu sama lain belum tentu sama.Dengan kata lain, pada konsep ini, pr harus bisa menjadi penghubung dari publicinternal dan eksternal.

KARAKTERISTIKHUMAS

Ada 4 (empat) ciriutama humas yang disebut sebagai karakteristik humas, diantaranya yaitu:

1.     Adanya Upaya Komunikasi yangBersifat Dua Arah

Hakekat humas adalah komunkasi. Namun tidak semuakomunikasi dikatakan humas. Komunikasi yang menjadi ciri kehumasan adalahkomunikasi dua arah yang memungkinkan terjadinya arus informasi timbal balik.

2.     Sifatnya yang Terencana

Sifat humas yang terencana mengandung pengertian bahwakerja/aktivitas humas merupakan kerja/aktivitas yang berkesinambungan, memilikimetode terintegrasi dengan bagian lain dan hasilnya tangible (nyata).Syarat terencana dan berkesinambungan ini merupakan salah satu syarat yangdinilai dalam kompetisi tertinggi program PR internasional, yakni Golden WorldAward For Excellence in PR (GWA).

3.     Berorientasi padaOrganisasi/Lembaga

Dengan mencermati orientasi tersebut, maka syarat mutlakdalam kerja humas adalah pemahaman yang tinggi terhadap visi, misi, dan budayaorganisasi/lembaga. Visi, misi, dan budaya organisasi/lembaga inilah yangmenjadi materi utama humas, sehingga dapat mencapai tujuan humas dan mendukungtujuan manajemen lainnya, termasuk tujuan marketing.

4.     Sasarannya adalah Publik

Yaitu suatu kelompok dalam masyarakat yang memiliki karakteristikkepentingan yang sama. Jadi sasaran humas bukanlah perorangan, hal ini perludisampaikan sebab masih ada orang yang mengistilahkan PR sebagai personalRelation.

SEJARAHPERKEMBANGAN HUMAS

Dilihatdari perkembangan sejarahnya, berkomunikasi untuk mempengaruhi cara pandang danperilaku seseorang sudah dimulai sejak dahulu kala. Dari situs–situs yangditemukan oleh para arkeologis di Irak pada abad 18, tampak bahwa usahamelakukan hal ini sudah ada. Pada masa Yunani dan di abad pertengahan masakejayaan Romawi, ide mengenai “opini publik sudah muncul”. Hal ini tampak padaslogan Vox Populi, Vox dei (the voice of the people is the voice of God).Public Relations sudah mulai digunakan berabad–abad lalu di Inggris. Hal iniditunjukkan dengan munculnya konsep memerlukan pihak ketiga sebagai fasilitatorkomunikasi dan penyelaras antara pemerintah dan rakyatnya.

Padaperkembangannya konsep Public Relations di Amerika dimulai sekitar tahun 1900anyang dipelopori oleh Ivy Lee dengan "The Declaration of Principles".Ivy Lee dianggap sebagai "The father of Public Relations" karenadeklarasi asasnya itu, meskipun demikian sebetulnya konsep Public Relations diAmerika sudah ada sejak tahun 1850 (Broom, 2000; 102).

PublicRelations di Indonesia sendiri dimulai sejak tahun 1950. Perkembangan hubunganmasyarakat di Indonesia bergerak menyertai kondisi politik dan kenegaraan saatitu. Pada waktu itu pemerintah Indonesia menyadari perlunya rakyat Indonesiauntuk mengetahui segala perkembangan yang terjadi sejak pengakuan kedaulatanIndonesia oleh kerajaan Belanda. Berawal dari pemikiran tersebut maka kegiatankehumasan mulai dilembagakan dengan menyandang nama hubungan masyarakat karenakegiatan yang dilakukan lebih banyak untuk ke luar organisasi (Onong, 1991; 12).

            Pentingnya memahami sejarahperkembangan Public Relations adalah untuk mengawali pemahaman terhadapperkembangan PR di Indonesia. Jika dilihat dari sejarahnya sebetulnya, PR diIndonesia dimulai sangat jauh dari yang sudah dilakukan oleh pemikir-pemikir diEropa atau Amerika bahkan Australia. PR di Indonesia dimulai di tahun 1950andengan konsep yang berbeda dengan konsep yang dianut di negara lain.Berdasarkan pengamatan peneliti dan juga seperti yang diungkapkan olehElizabeth Goenawan Anantao dalam Public Relations In Asia an Anthology, PublicRelations di Indonesia belum terlalu pesat perkembangannya (Ananto, 2004; 265).

            Public Relations digunakan oleh pihakswasta di Indonesia pertama kali oleh PERTAMINA, sebuah perusahaan minyak.Public Relations di Indonesia memang sudah banyak digunakan baik itu di pihakpemerintah maupun swasta di berbagai sektor. Konsep Public Relations dipahamidan digunakan oleh pihak–pihak tersebut dengan berbagai macam pemahaman danberbagai macam bentuk implementasinya.

            Dari hari ke hari PR di Indonesiamulai berkembang seiring dengan perkembangan PR di dunia atau Asia. MenurutRhenald Kasali dalam bukunya Manajemen PR disebutkan bahwa Public Relationsdigunakan untuk kepentingan usaha dalam bentuk seperti Olimpiade Korea Selatan,Glassnot Perestroika, Kasus Lemak Babi 1988, dll. Olimpiade yang diselenggarakan olehtuan rumah Korea Selatan di tahun 1988 menggunakan salah satu jasa konsultanPR. Olimpiade adalah suatu event international yang waktu ini masih sangatgreget dimana seluruh perhatian orang tertuju ke sana. Sebagai tuan rumah KoreaSelatan ingin bangkit menunjukkan eksitensi dirinya yang memang salah satukeinginannya adalah membuka pasar di dunia untuk memasarakan produk –produknya.

Glasnost dan Perestroika merupakan kampanye PR dalamkarya politik sebuah negara. Untuk mengubah negaranya, Michael Gorbachevmelontarkan konsep ini untuk mengubah persepsi dunia tentang Uni Soviet danmembuka bangsanya bagi dunia luar.

            Kasus–kasus tersebut adalah kasus–kasusyang terjadi hampir 20 tahun yang lalu. Sementara ini masih hangat di tahun2000an pada saat negara–negara di Asia terjadi krisis SARS, Hongkong danSingapura menangani khusus pemulihan citra wisata negaranya dengan menyewaseorang konsultan PR.

Darikasus–kasus yang ada sebetulnya tampak bahwa PR adalah sebuah fungsi komunikasiyang terencana, tetapi memang kenyataannya masih banyak salah pandang mengenaihal ini.   

PerkembanganHumas di Dunia

Dalam sejarahnya istilah PublicRelations sebagai sebuahteknik menguat dengan adanya aktivitas yang dilakukan oleh pelopor IvyLedbetter Lee yang tahun 1906 berhasil menanggulangi kelumpuhan industri batubara di Amerika Serikat dengan sukes. Atas upayanya iniia diangkat menjadi The Fatherof Public Relations.

Perkembangan PR sebenarnya bisa dikaitkan dengan keberadaan manusia.Unsur-unsur memberi informasi kepada masyarakat, membujuk masyarakat, danmengintegrasikan masyarakat, adalah landasan bagi masyarakat.

Tujuan, teknik, alat dan standar etika berubah-ubah sesuai denganberlalunya waktu. Misalnya pada masa suku primitif mereka menggunakan kekuatan,intimidasi atau persuasi ntuk memelihara pengawasan terhadap pengikutnya. Ataumenggunakan hal-hal yang bersifat magis, totem (benda-benda keramat), taboo(hal-hal bersifat tabu), dan kekuatan supranatural.

Penemuan tulisan akan membuat metode persuasi berubah. Opini publik mulaiberperan. Ketika era Mesir Kuno, ulama merupakan pembentuk opini dan penggunapersuasi. Pada saat Yunani kuno mulai dikembangkan Olympiade untuk bertukarpendapat dan meningkatkan hubungan dengan rakyat. Evaluasi mengenai pendapatatau opini publik merupakan perkembangan terakhir dalam sejarah kemanusiaan.

Dasar-dasar fungsi humas ditemukan dalam revolusi Amerika. Ketika adagerakan yang direncanakan dan dilaksanakan. Pada dasarnya, masing-masingperiode perkembangan memiliki perbedaaan dalam startegi mempengaruhi publik,menciptakan opini publik demi perkembangan organisasinya.

Berikutgambaran kronologis PR di dunia:

1865-1900       :Publik masih dianggap bodoh

1900-1918       :Publik diberi informasi dan dilayani

1918-1945       :Publik diberi pendidikan dan dihargai

1925                :Di New York, PR sebagai pendidikan tinggi resmi

1928                :Di Belanda memasuki pendidikan tinggi dan minimal di  fakultas sebagai mata kuliah wajib.  Disamping itu banyak diadakan kursus-kursus yangbermutu

1945-1968       : Publik mulai terbuka dan banyakmengetahui.

1968                :Di Belanda mengalami perkembangan pesat. Ke arah ilmiah karena penelitian yang rutin dan kontinyu. Di Amerikaperkembangannya lebih ke arah bisnis.

1968-1979       :Publik dikembangkan di berbagai bidang, pendekatan tidak hanya satu aspek saja

1979-1990       : Profesional/internasional memasukiglobalisasi dalam perubahan   mental dan          kualitas

                   

1990-sekarang:

a.       Perubahan mental, kualitas, pola pikir, pola pandang,
sikap dan  pola perilaku secara nasioal/internasional.

b.      Membangun kerjasama secara lokal, nasional,  internasional.

c.       Saling belajar di bidang politik, ekonomi, sosial budaya,
Iptek, sesuai dengan kebutuhan era global/informasi

TUJUANHUMAS

Humas padahakikatnya adalah aktivitas, maka sebenarnya tujuan humas dapat dianalogikan dengantujuan komunikasi, yaitu adanya penguatan dan perubahan kognisi, afeksi danperilaku komunikannya. Dengan demikian, rumusan yang paling tepat mengenaitujuan humas adalah sebagai berikut:

1.     Terpelihara dan TerbentuknyaSaling Pengertian (Aspek Kognisi)

Yaitu membuat public dan organisasi/lembaga salingmengenal. Baik mengenal kebutuhan, kepentingan, harapan, maupun budayamasing-masing. Dengan demikian aktivitas kehumasan harusnya menunjukkan adanyausaha komunikasi untuk mencapai saling kenal dan mengerti tersebut. Sifatkomunikasinya cenderung informative saja.

2.     Menjaga dan Membentuk SalingPercaya (Aspek Afektif)

Artinya lebih pada tujuan emosi, yakni pada sikap(afeksi) saling percaya (mutual confidence). Untuk mencapai tujuan salingpercaya ini, prinsip-prisip komunikasi persuasif dapat diterapkan. Sikap salingpercaya keberadaannya masih bersifat laten (tersembunyi), yakni ada padakeyakinan seseorang (publik) akan “kebaikan/ketulusan” orang lain(organisasi/lembaga akan “kebaikan/ketulusan publiknya.

3.     Memelihara dan menciptakankerja sama (Aspek Psikomotoris)

Yaitu dengan komunikasi diharapkan akan terbentuknya bantuan dankerja sama nyata. Artinya, bantuan dan kerja sama ini sudah dalam bentukperilaku atau termanifestasikan dalam bentuk tindakan tertentu.

Mengacu dariketiga tujuan di atas, dapat diambil kesimpulan bahwa setelahpengetahuan/pikiran dibuka, emosi atau kepercayaan disentuh maka selanjutnyaperilaku positif dapat diraih. Pada akhirnya, semua itu kembali pada tujuanyang lebih besar yakni, terbentuknya citra/ image yang fafourable tehadaporganisasi/lembaga dimana humas berada.

TUGASDAN FUNGSI HUMAS

Ada tiga tugashumas dalam organisasi/lembaga yang berhubungan erat dengan tujuan dan fingsihumas. Ketiga tugas tersebut adalah sebagai berikut:

1.     Menginterpretasikan,menganalisis dan mengevaluasi kecenderungan perilaku publik, kemudiandirekomendasikan kepada manajemen untuk merumuskan kebijakanorganisasi/lembaga.

2.     Mempertemukan kepentinganorganisasi/lembaga dengan kepentingan publik. Kepentingan organisasi/lembagadapat jadi jauh berbeda dengan kepentinga publik dan sebaliknya, namun dapatjuga kepentingan ini jauh berbeda bahkan dapat juga kepentingannya sama.

3.     Mengevaluasi program-programorganisasi/lembaga, khususnya yang berkaitan dengan publik. Tugasmengevaluasi program manajemen ini mensyaratkan kedudukan dan wewenang humasyang tinngi dan luas. Karena tugas ini dapat berarti humas memiliki wawananguntuk memberi nasehat apakah suatu program sebaiknya di teruskan ataukah ditunda/dihentikah.

Sementara Astrid S. Susanto mengutip pendapat Cutlip & Centermenyatakan tugas PR perusahaan adalah sebagi berikut:

1.      Mendidik melalui kegiatannonprofit suatu publik untuk menggunakan barang/jas instansinya.

2.      Mengadakan usaha untukmengatasi salah paham antara instansi dengan publik.

3.      Meningkatkan penjualanbarang/jasa.

4.      Meningkatkan kegiatanperusahaan yang berkaitan dengan kegiatan masyarakat sehari-hari.

5.      Mendidik dan meningkatkantuntutan serta kebutuhan masyarakat akan kebutuhan barang dan jasa yangdihasilkan perusahaan.

6.      Mencegah penggeseranpenggunaan barang attau jasa yang sejenis dari pesaing perusahaan olehkonsumen.

Berbicarafungsi berarti berbicara masalah kegunaan humas dalam mencapai tujuanorganisasi/lembaga. Dibawah ini terdapat beberapafungsi-fungsi humas: 

1.      Fungsi utama humas

            Fungsi-fungsi utama yang dilakukan oleh seorang humasdalam organisasinya meliputi berbagai bidang dan segi, dibawah ini terdapatbeberapa fungsi humas yang paling utama, yaitu:

§  Menumbuhkan dan mengembangkan hubungan baik antaralembaga/organisasi engan publiknya, baik publik intern maupun extern dalamrangka menanamkan pengertian

§  Menilai dan menentukan pendapat umum yang berkaitandengan organisasinya

§  Memberi saran kepada pemimpin tentang cara-caramengendalikan pendapat umum sebagaimana mestinya

§  Menumbuhkan motivasi dan partisipasi publik dalamrangka menciptakan iklim pendapat publik yangmenguntungkan organisasi/lembaga

§  Menggunakan komunikasi untuk mempengaruhi pendapat umum

2.     Fungsi humas menurut Djanalis Djanaid

Dalambuku Publi Relations: Teori dan Praktek yang ditulis oleh Djanalis Djanaid(1993) disebutkan dua fungsi PR yaitu:

§  Fungsi konstruktif

Fungsi ini mendorong humas membuat aktivitas ataupunkegiatan-kegiatan yang terencana, berkesinambungan yang cenderung bersifatproaktif. Termasuk disini humas bertindak secara preventif (mencegah).

§  Fungsi korektif

Artinya, apabila sebuah organisasi/lembaga terjadimasalah-masalah (krisis) dengan public, maka humas harus berperan dalam mengatasiterselesainya masalah tersebut. Fungsi ini sama halnya dengan suatu penyakit,ketika orang sudah dalam keadaan sakit, maka upaya salanjutnya adalah upayamengobati menuju kesembuhan. Karena mengobati adalah salah satu upayapenyembuhan, maka dapat jadi upaya ini gagal totol sehingga menyebabkankematian. Pepatah mengatakan, “mencegah lebih baik daripada mengobati.”

3.      Fungsi humas menurut IPRA          

Penelitian yang diadakan oleh International PublicRelations Association (IPRA) pada tahun 1981 menyimpulkan bahwa pada umumnyafungsi PR/humas masa kini meliputi 15 pokok yaitu:

§  Memberi konseling yang didasari pemahaman masalahprilaku manusia.

§  Membuat analisis "trend" masa depan danramalan akan akibat-akibatnya bagi institusi.

§  Melakukan riset pendapat, sikap dan harapanmasyarakat terhadap institusi serta memberi saran tindakan-tindakan yangdiperlukan institusi untuk mengatasinya.

§  Menciptakan dan membina komunikasi dua-arahberlandaskan kebenaran dan informasi yang utuh

§  Mencegah konflik dan salah pengertian

§  Meningkatkan rasa saling hormat dan rasa tanggungjawab sosial.

§  Meningkatkan rasa saling hormat dan rasa tanggungjawab sosial.

§  Meningkatkan itikat baik institusi terhadapanggota, pemasok dan konsumen

§  Memperbaiki hubungan industrial

§  Melakukan penyerasian kepentingan institusiterhadap kepentingan umum

§  Menarik calon tenaga yang baik agar menjadi anggotaserta mengurangi keinginan anggota untuk keluar dari institusi.·Memasyarakatkan produk atau layanan

§  Mengusahakan perolehan laba yang maksimal

§  Menciptakan jadi diri institusi

§  Memupuk minat mengenai masalah-masalah nasionalmaupun ternasional

§  Meningkatkan pengertian mengenai demokrasi

4.      Fungsi Humas  menurut Canfield

Bertrand R. Canfield dalam bukunya Public Relations,Principles and Problems mengemukakan tiga fungsi humas , yaitu:

§  Mengabdi kepada kepentingan umum (it should serve thepublic’s interest)

§  Memelihara komunikasi yang baik (Maintain goodcommunication)

§  Menitik beratkan moral dan tingkah laku yang baik (And stress good morals and manners)

5.      Fungsi humas menurut Edward L. Bernaus

Mengenai fungi humas Edward L. Bernaus seorang peloporhumas di Amerika Serikat dalam bukunya Public Relations (1952) terdapat tigafungsi humas, yaitu:

§  Memberikan informasi kepada masyarakat

§  Mengajak masyarakat untuk mengubah sikap dan perilakumereka

§  Melakukan usaha-usaha untuk menyatukan sikap dantindakan suatu lembaga atau organisasinya dengan publiknya atau sebaliknya.

6.      Fungsi Humas sebagai fungsi Manajemen

Fungsi Intern (ke luar)

§  PR harus mampu mengusahakan tumbuhnya sikap dangambaran/citra masyarakat yang positif terhadap segala tindakan ataukebijaksanaan organisasi/lembaga. Oleh karena itu, setiap anggota organisasiharus mampu memberikan image positif yang mewakili organisasinya.

§  Penghubung antara menejemen dan publiknya

Fungsi Ekstern (ke dalam)

§  PR harus mampu mengenali/mengidentifikasikan hal-halyang dapat menimbulkan sikap/gambaran yang negatif dalam masyarakat sebelumsesuatu tindakan/kebijakan dijalankan

§  Memberi nasehat pada menejemen mengenai semuaperkembangan luar atau dalam, yang menyangkut pengeruh hubungan perusahaandengan publiknya.

§  Membuat penelitian dan penafsiran bagi kepentinganmenejemen mengenai sikap-sikap yang ada sekarang atau diperkirakan sebelumnyapada public utama atas urusan perusahaan.

§  Bertindak untuk kepentingan menejemen dalammerencanakan dan meleksanakan fungsi-fungsi umum

7.      Fungsi humas menurut Philip Kesly

Fungsi humas menurut Philip Kesly seorang petugashumas terkemuka dalam tulisannya “Managing the human Climate”, bahwa setiapbidang atau kegiatan humas  mempunyai kaitan dengan bidang lainnya danpetugas humas itu harus mengetahui bidang atau kegiatan mana yang sesuai denganprogram organisasinya.

Berdasarkan bidang-bidang yang dicakup kegiatan humasdiatas Philip Kesly menyimpulkan ungsi humas, sebagai berikut:

§  Humas adalah fungsi menejemen yang dibentuk untukmencapai tujuan organisasi

§  Membantu pelaksanaan program organisasi

§  Memberi nasehat, petunjuk dan konsultasi dalampelaksanakan kegiatan organisasi

§  Melaksanakan hal-hal yang berhubungan dengan keuangandan kepegawaian

§  Menumbuhkan kesadaran akan perlunya komunikasi dalammenejemen

§  Memberikan informasi secara terbuka dan akurat, untukmenghilangkan keraguan terhadap sesuatu hal

§  Menyampaikan informasi secara jujur tanpa menambahatau mengurangi hakekat yang sesunggunya

§  Berusaha untuk menarik perhatian publik Terhadaporganisasi maupun terhadap keluarnya.

  

PERANHUMAS

Peranan humasdapat digolongkan menjadi 4 (empat) peran, diantanya yaitu:

1.     Expert Preciber Communication

Petugas PR dianggap sebagai orang yang ahli. Diamenasehati pimpinan perusahaan/ organisasi. Hubungan mereka diibaratkan sepertihubungan dokter dan pasien.

2.     Problem Solving ProcessFacilitator

Yakni peranan sebagai fasilitator dalam proses pemecahanmasalah. Pada peranan ini petugas humas melibatkan diri atau dilibatkan dalamsetiap manajemen (krisis). Dia menjadi anggota tim, bahkan bila memungkinkanmenjadi leder dalam penanganan krisis manajemen.

3.     Communication Facilitator

Peranan petugas humas sebagai fasilitator komunikasiantara perusahaan/organisasi dengan publik. Baik dengan publik exsternalmaupun internal. Istilah yang paling umum adalah sebagai jembatan komunikasiantara publik dengan perusahaan. Sebagai media atau penengah bila terjadimiscommunication.

4.     Tehnician Comunication

Di sini petugas humas dianggap sebagai pelaksana teknis komunikasi.Dia melayani layanan di bidang teknis, sementara kebijakan dan keputusan teknikkomunikasi mana yang akan digunakan bukan merupakan keputusan petugas humas,melainkan keputusan manajemen dan petugas humas yang melaksanakan.

Peranan yangpaling sering dilakukan petugas humas sangat tergantung dari beberapa hal, antaralain: system budaya organisasi/perusahaannya, tersedianya sumber daya manusiayang berkualitas, struktur organisasi/perusahaan yang menentukan wewenang dankebijakan humas, serta ciri khas kehumasan sebuah organisasi/perusahaan.Sementara peranan ideal menginginkan humas dapat terlibat hingga di tingkatmesso/manajerial.

PROSEDURKERJA HUMAS

PublicRelations (PR) bukanlah kegiatan yangsembarangan, justru kegiatan ini membutuhkan perencanaan yang berkelanjutanuntuk menguntungkan pertumbuhan perusahaan. Hal ini didasari oleh keyakinanbahwa kehidupan perusahaan akan bergantung pada opini publik. Oleh karena itu,kegiatan PR harus dilakukan untuk membentuk respon positif dari opini publiktersebut.

PR adalah senidan ilmu dalam menganalisis suatu isu, memprediksi konsekuensi, mengorganisasipermasalahan, dan mengimplementasikan program rencana untuk melayani organisasidan publik.

Hubungan PRmerupakan hubungan dua arah. Di satu sisi, fungsinya adalah untuk menafsirkansebuah organisasi untuk masyarakat. Sementara di sisi lainnya, kegiatan PRmampu melahirkan informasi mengenai apa yang diharapkan oleh publik.

Untukmelaksanakan kegiatan PR dengan baik, maka diperlukan proses. Mengingat,kegiatan PR tidak hanya mementingkan hasil akhir, namun juga cara yang ditempuhuntuk memperoleh hasil akhir tersebut.

Dalam memahamidan menyelesaikan permasalahan yang ada dalam lingkungan, seorang praktisi PRharus memiliki tahap-tahap dalam melakukan kegiatannya. Menurut Cutlip danCenter, ada empat proses public relations. Proses tersebut bersifat dinamis,sehingga setiap unsur yang ada pun berkesinambungan. Keempat proses tersebutadalah: 

1.      Research (penelitian)

Seorang praktisi PR harus mengenal gejala danpenyebab permasalahan. Oleh sebab itu, praktisi PR perlu melibatkan dirinyadalam penelitian dalam pe-ngumpulan fakta. Ia perlu memantau dan membacatentang pengertian, opini, sikap, dan perilaku orang-orang yang berkepentingandan terpengaruhi oleh tindakan perusahaan. “What’s happening now?”merupakan kata-kata yang menjelaskan tahap ini. Seorang praktisi PR harus jelidalam melihat data dan fakta yang erat sangkut pautnya dengan pekerjaan yangakan digarap. Segala keterangan harus diperoleh selengkap mungkin. Dalam tahapmendefinisikan penilitian, seorang praktisi PR harus meng-olah data faktualyang telah ada, mengadakan perbandingan, melakukan pertimbangan, danmenghasilkan penilaian, sehingga dapat diperoleh kesimpulan dan ketelitian daridata faktual yang telah didapat. Proses PR tidak sesederhana pengumpulan datadan fakta, namun juga harus mengedepankan pengolahan, penelitian,pengklasifikasian, dan penyusun-an data sedemikian rupa sehingga memudahkanpemecahan masalah nantinya. Penelitian dalam pencarian data ini dapat dilakukandengan cara-cara: survei dan poling, wawancara, focus group discussion,wawancara mendalam, dan walking around research.

2.      Planning (perencanaan)

Setelah tahap penelitian dan pencarian data,praktisi PR melanjutkan ke tahap perencanaan. Dalam tahap ini, praktisi PRmelakukan penyusunan masalah. Ia melakukan pemikiran untuk mengatasi masalahdan menentukan orang-orang yang akan menggarap masalah nantinya. Perencanaanini tidak boleh diabaikan, namun harus dipikirkan secara matang karena turutmenentukan suksesnya pekerjaan PR secara keseluruhan. Perencanaan disusun atasdata dan fakta yang telah diperoleh, bukan berdasarkan keinginanPR. Berdasarkan pada rumusan masalah, dibuat strategi perencanaan danpengambilan keputusan untuk membuat program kerja berdasarkan kebijakan lembagayang juga disesuaikan dengan kepentingan publik. Kata kunci dari tahap ini adalah,“What should we do and why?”

3.      Action and Communication (aksi dan komunikasi)

Komunikasi sering kali dilakukan berdasarkan asumsipribadi oleh seorang praktisi PR. Akibatnya, tindakan tersebut terkadangmembawa hasil yang buruk dan tidak disarankan karena akan berisiko pada citraperusahaan. Tahap ini dilewati untuk mendapatkan jawaban pertanyaan, “How dowe do it and say it”. Tujuan dan objektivitas yang spesifik harus dikaitkanuntuk mencapai aksi dan komunikasi yang akan dilakukan oleh praktisi PR. Iaharus mampu mengkomunikasikan pelaksanaan program sehingga dapat mempengaruhisikap publiknya yang kemudian mendorong mereka untuk mendukung pelaksanaanprogram tersebut. Selain itu, ia juga harus melakukan aksi dan melakukankegiatan PR sebaik-baiknya. Kegiatan aksi ini merupakan kegiatan komunikasi,selayaknya komunikasi kelompok, komunikasi massa, dan komunikasiorganisasional. 

4.      Evaluation (evaluasi)

Cara untuk mengetahui apakah prosesnya sudah selesaiatau belum adalah dengan mengadakan evaluasi atas langkah-langkah yang telahdiambil. Tujuan utama dari evaluasi adalah untuk mengukur keefektifitasanproses secara keseluruhan. Pada tahap ini, ia pun dituntut untuk teliti danseksama demi keakuratan data dan fakta yang telah ada. Akan tetapi, perlu diingatbahwa nama tengah seorang praktisi PR adalah ‘krisis’. Oleh karena itu, setelahselesai satu permasalahan, tidak menutup kemungkinan untuk mendapatkan masalahbaru lagi. Dengan demikian, tahap ini juga sebagai acuan perencanaan di masamendatang. Singkat kata, “How did we do?” menjadi acuan dalam tahap ini.

TUGASHUMAS DALAM ORGANISASI

Organisasimerupakan sebuah kesatuan yang utuh dan kompleks. Didalamnya terdapat berbagaielemen yang saling berkaitan. Antara elemen memerlukan interaksi agar organisasisebagai sistem dapat mencapai tujuannya. Humas adalah salah satu aspek darielemen organisasi untuk ikut serta membantu mengelola interaksi organisasidengan komponen-komponennya.

Menurut Grunig danHun, sebuah sistem terdiri dari aspek-aspek; lingkungan(Enveronment), pembatas (Boundary), masukan (Input),keluaran(Output), proses (troughtput), dan umpan balik(feedback). Selain itu, bentuk sistem organisasi terbagi menjadi tertutupdan terbuka. Organisasi tertutup adalah sistem organisasi yang tidakberinteraksi dengan lingkungannya, dalam artian semua elemen dan kebutuhanorgansiasi dapat dipenuhi oleh internal organisasi. Sedangkan organisasiterbuka adalah sebaliknya, membutuhkan elemen dan interaksi dengan lingkunganluar.

Bagaimanakeberadaan dan peran humas di dalam struktur organisasi ? ada beberapa faktoryang mempengaruhi keberadaan humas dalam struktur organisasi; (1) besarkecilnya organisasi, dan (2) kemauan pemimpinnya. Dalam organisasi Humasterdapat dua peran besar bagi humas, yaitu sebagai teknisi dan manajer. Sebagaimanajer humas berperan sebagai:

1.     Expert preciber (ahli ataupenasehat manajemen)

Praktisi humas dianggap sebagai seorang ahli yang bisamemberi solusi bagi permasalahan humas sebuah organisasi dan manajemen.

2.     Communications facilitator

Praktisi humas bertindak sebagai perantara, penghubung,penerjemah serta mediator, menjaga terwujudnya komunikasi dua arah antaraorganisasi dan publiknya.

3.     Problem solving processfacilitator

Humas dilibatkan dalam memecahkan masalah organisasi, meskipunperanannya masih dalam koridor komunikasi.

Sedangkan Doziermengidentifikasi dua peran tingkat menengah, yaitu:

1.     Media relations role. Tugaspraktisi humas memastikan media selalu mendapat informasi dari organisasi apasaja yang dibutuhkan dan dikhawatirkan media.

2.     Communication and laison role.Humas bertugas sebagai perwakilan dari organisai dalam kegiatan-kegiatan untukmenciptakan peluang berkomunikasi antara organisasi dan publiknya.

MEDIAHUMAS

Media yang dapat digunakan oleh humas untuk mencapai tujuan–tujuan humas:

1.      Iklan

Rhenald Kasali dalam Manajemen Public Relation (1994) menyebutkan iklankorporat. Iklan korporat dapat dikatakan sebagai iklan yang tidak secaralangsung menampilkan produk, melainkan lebih menampilkan “sosok” produsen.Iklan jenis ini lahir dari adanya hasil riset yang menunjukkan bahwa perilakukonsumen sebagian didorong oleh citra atu reputasi produsen. Masih menurutRhenald (1994:151), setidaknya ada empat jenis iklan korporat, yakni publicrelation advertising, institutional advertising, corporate identifyadvertising, dan recruitment advertising.

a.       Public Relation Advertising

Adalah iklanyang ditujukan kepada masyarakat dengan tujuan menjelaskan tentang suatu halamenyangkut pelayanannya. Sifat pesanannya adalah informative atau sekedarpemberitahuan melalui media massa. Keuntungan iklan jenis ini adalah mengurangikesalahan petugas humas dalam menyampaikan hal-hal yang mungkin belum dikuasai.

b.      InstitutionalAdvertising 

Iklan jenis inibertujuan untuk memperkuat image dan awareness. Pesan-pesan yang disampaikancenderung lebih filosofi. Keuntungan jenis iklan ini adalah menjadikanperusahaan tampil lebih “berwibawa” dan mengesankan “kebesarannya”

c.       Corporate IdentityAdvertising

Adalah jenisiklan yang menampilkan beberapa identitas perusahaan yang terdiri dari grafik,logo, warna identitas, nama perusahaan, dan desain fisik lainnya. Jenis iklanini bisanya digunakan bila perusahaan ingin menyampaikan adanya perubahanidentitas. Keuntungan iklan ini adalah dapat mempermudah masyarakat mengenaldan mengingat perusahaan.

d.      Recruitmen Advertising

Bentuk, ukuran,desain, penggunaan kata,, dan kejujuran dalam iklan lowongan pekerjaan menjadipertimbangan tersendiri bagi masyarakat untuk menilai reputasi perusahaan.

Praktisi humasyang care terhadap terbentuknya image perusahaan seharusnya dilibatkan dalamproses pembuatan iklan. Begitu pula perusahaan dapatmembuat dan merancang iklanyang membawa pesan image tertentu tentang perusahaannya secara elegan.

2.      Pameran

Selain iklan, pameran juga digunakan sebagai alat untuk mencapai tujuanhumas. Kegiatan pameran, baik yang diadakan sendiri mupun organisasi lein,merupakan ajang publikasi yang baik. Pembukaan pameran yang biasanya denganupacara dan mengundang beberapa pejabat atau tokoh masyarakat akan mengundangkedatangan pers.

Bagian humas dapat juga memanfaatkan pameran untuk menyebarkan sebanyakmungkin publikasi melalui kartu, display, booklet, leaflet tentangperusahaan.  Stand pameran mencerminkan perusahaan, penjaga stand harsmencerminkan budaya organisasi, bahan-bahan pameran yang mencerminkan kualitasproduk, dan sebagainya. 

3.      Media Internal

Media internal atau dikenal dengan istilah majalah Ing-griya, merupakansuatu terbitan yang ditujukan untuk publik internal (karyawan dan keluargakaryawan), berisi tentang beberapa informasi perusahaan, sifatnya top downmaupun bottom up, tujuannya untuk menciptakan kondisi yang well informed danmembina loyalitas antara karyawan dengan perusahaan. Terbitan Ing-griya dapatjuga sebagai media publikasi tersendiri bagi perusahaan di kalangan eksternalpublik.

4.      Fotografi

Kekuatan gambar (foto) melebihi kata-kata. Selalu member dampak otentik.Dalam humas sangat diperlukan sebagai bahan publikasi, laporan, berita, iklan,maupun untuk kepentingan arsip/dokumentasi. Foto yang digunakan untuk keperluanpublikasi maupun yang lain mestinya tidak boleh bertentangan dengan terjaganyaimage perusahaan.

5.      Film

Film bagi humas merupakan media komunikasi, instruksi, riset dansebaginya. Tidak hanya film dokumenter, film ceritapun merupakan media yangefektif. Dewasa ini melalui media televisi, film-film profesi bermunculan danmembawa misi mengangkat citra profesi tertentu. Tujuan film-film adalahmembentuk image positif.

6.      Pers

Termasuk dalam kelompok media massa adalah radio, televisi, surat kabar,majalah, dan buku. Media massa yangmempunyai sifat serempak, dapat menjangkaukhalayak luas dan priodik menjadi perhatian yang “agak berlebihan” bagi praktikhumas. Banyak perusahaan yang khusus membentuk bagian humas atau mengangkatpetugas humas untuk keperluan hubungan media massa ini. Beberapa kegiatan yangdilakukan huumas dalam hubungan ini adalah jumpa pers, perss tour, pressclipping. Humas juga dapat memposisikan pers sebagai sumber informasi danevaluasi.

MACAM-MACAMHUMAS

A.   Humas Pemerintah

Humas pemerintahpada dasarnya tidak bersifat politis. Bagian humas di institusi pemerintahandibentuk untuk mempublikasikan atau mempromosikan kebijakan-kebijakan mereka.Tugas pemerintah memang sangat berat, sebab masyarakat yang dihadapi terdiridari berbagai publik dengan kepentingan yang sangat komplek pula. Hal inimemang tidak lepas dari “karakteristik” yang meletak dalam setiapprogram/kegiatan pemerintah, antara lain sebagai berikut:

1.     Program pemerintah ditunjukuntuk masyarakat luas. Dengan berbagai latar belakang, karakter, ekonomi,pendidikan (intelejensi) yang beragam.

2.     Sering kali hasilnya abstrak,yang sulit dilihat dalam waktu dekat, bahkan dalam jangka yang panjangsekalipun, karena sifatnya yang integral dan berkesinambungan.

3.     Program pemerintah selalu mendapat controlling/pengawasandari berbagai kalangan terutama pers, Lembaga Swadaya Masyarakat, dansebagainya.

Kebanyakan humaspemerintah diarahkan untuk hubungan dengan media, masalah umum, dokumentasi danpublikasi. Sementara itu, kegiatan-kegiatan yang biasanya ditangani oleh humasantara lain adalah konferensi pers, membuat pers release, press clipping,pameran-pameran, penerbitan media interen, mengorganisir pertemuan denganmasyarakat, penerangan melalui berbagai media komunikasi bagi masyarakat, mendokumentasiberbagai kegiatan instansi, mengorganisir kunjungan-kunjungan para pejabat,menerima keluhan masyarakat/publik.

B.    Humas Industri dan Bisnis

Humas industri danbisnis telah diterima oleh perusahaan-perusahaan besar. Humas disana merupakanfungsi menejemen yang turut menentukan suksesnya operasi suatu perusahaan.Humas dalam industri dan bisnis berkembang sering dengan masyarakat terhadappkeputusan-keputusan yang dibuat oleh manajement terutana didalam industri danbisnis.Kesadaran masyarakat tentang pengaruh keputusan industri dan bisnisterhadap hal-hal diatas dan masyarakat sebagai sasaranmarket industri danbisnis di sisi yang lain, menimbulkan kesadaran kalangan industri dan bisnisuntuk ikut memperhatikan danmelibatkan peranan masyarakat terhadap keputusanmereka.

Masyarakat dapatdigunakan oleh industri untuk mempengaruhi legislative, pengesahanundang-undang uatau peraturan, usaha-usaha lobi masyarakat, liputan pers,komentar editorial, surat pembaca ataupun dalam usaha pemberitahuan kepadacabang-cabang perusahaan. Beberapa penerapan humas dalam industri dan bisnismeliputi ; hubungan dengan pelanggan dan peran humasterhadap marketing yang pada akhirnya melahirkanperaturan marketing PR (MPR), hubungan pemegang saham, hubungandengan karyawan, hubungan dengan pers, bantuan untuk merekrut pegawai baru,hubungan dengan komunitas, hubungan antar perusahaan/organisasi lain, hubungandengan pemerintahan (legeslatif dan eksekutif).

C.   Humas Sosial

Banyak aktivitashumas yang menyangkut kesejahteraan umum terpisah dari implikasi-implikasikomersial yang biasa. Berikut ini beberapa praktik humas dalamorganisasi-orgganisasi sosial, latar belakang, dan penerapan-penerapannya.

1.     Humas Penegak Hukum

Termasuk dalam hal ini humas yang berada dalam kepolisian.Penegak hukum perlu mendengarkan dan tanggap terhadap kepentingan umum supayamereka dapat membantu masyarakat dengan baik.

2.     Humas Organisasi Keagamaan

Organisasi-organisasi keagamaan sekarang mulai menyadaripentingnya media masa untuk mencapai para jamaah dari mempropagandakandoktrin-doktrin mereka.

3.     Humas Profesi

Profesi kedokteran, profesi pengacara, profesi wartawan,profesi artis dan sebagainya, juga tidak kalah dalam menggunakan pendekatanhumas untuk berkomunikasi dengan masyarakat.

4.     Humas Organisasi Sukarela

Ada banyak organisasi sukarela, puluhan, ratusan, bahkanmungkin ribuan, dan kebanyakan mereka membutuhkan dana terus menerus. Sehinggadapat dikatakan pencarian dana merupakan tujuan pokok dari organisasi ini, danaini nantinya untuk membiayai kerja sosial, kesejahteraan masyarakat, danhal-hal lainnya. Menerbitkan majalah internal, surat edaran,selebaran-selebaran, publikasi, kop surat, dan sebagainya. Citra organisasisosial sangat penting bagi kesuksesan baik dalam menarik dana bantuan ataupunmenjamin kerjasama dari para pekerja sukarela. Disitulah perlunya organisasisukarela memerlukan nasehat ahli humas dan menggunakan pendekatan kehumasan.

D.   Humas Organisasi Internasional

Lahirnya humasinternasional disebabkan oleh adanya perubahan sangat cepat di dalam segalabidang, misalnya perkembangan bidang pariwisata, bidang komunikasi,transportasi, tukar menukar dibidang pendidikan seperti pertukaran dosen danmahasiswa, timbulnya masalah internasional, dalam bidang ekonomi, politik dansebagainya. Petugas humas akan di rekrut dari berbagai negara untuk menghindaribias. Media yang biasa digunakan adalah pers, film, konferensi,studygroup, dan sebagainya. Jelas bahwa aktivitas humas tidak dapat dibatasioleh batasan-batasan Negara.

PROFILHUMAS

A.   Humas yang Melembaga

Sebagai bidangyang melembaga berarti memiliki seseorang yang memimpin, memiliki staf danmestinya memiliki ruang/tempat dan sarana-prasarana pendukungnya. Pengorganasasiandisini berbicara tentang struktur, wewenang, tugas dan tanggung jawab. Humasyang melembaga lebih dikenal dengan istilah, bagian/departermen/ divisihumas/PR/communication. Dalam bentuk ini terdapat dua system, yaitu sistemsentralisasi dan desentralisasi.

§  Sistem Sentralisasi yaitu biasanya diterapkan pada perusahaanyang tidak besar. Di mana aktivitas PR diorganisasi secara terpusat atau olehpusat, posisi atau keduduukan praktisi PR biasanya berada di bawah bagian yanglain dan berada di tingkat lower-middlemanagement.

§  Sistem Desentralisasi yaitu sistem ini biasanya diterapkan padaperuahaan yang besar, dam manajemen mengerti betul akan pentingnya PR sebagaisuatu pendekatan manajemen.

Sistem mana yangakan diterapkan tergantung dari beberapa hal, antara lain sebagai berikut:

1.     Besar Kecilnya Perusahaan

Hal ini akan berkaitan dengan kemampuan perusahaan untukmenyediakan dana bagi humas, kompleksitas permasalahan yang dihadapinya,kemampuan dalam menyediakan sumber daya kehumasan yang lainnya.

2.     Struktur Organisasi Perusahaan

Struktur organisasi berkaitan dengan wewenang dantanggung jawab, hubungan antar struktur, system yang membangun dan budayaorganisasi.

3.     Arti Penting PR Bagi Manajemen

Hal ini berkaitan dengan kekhasan penerapan humas disuatu lembaga, kewenangan petugas humas, peranannya dalam manajemen danbentuk support dari manajemen puncak.

4.     Karakteristik Khas KehumasanMasing-Masing Lembaga

Hal ini sangat erat kaitannya dengan arti penting PRbagi manajemen.

B.    Exstern PR/Humas Agency

Exstern PR adalahsebuah lembaga/perusahaan independen yang berbadan hukum dan bergerak dalamlayanan dibidang humas, PR ekstern meliputi:

1.     PR Full Service, sebuahperusahaan tersendiri yang bergerak dalam bisnis pelayanan kehumasan, meliputikegiatan konseling dan sekaligus pelayanan konsultasi dan pelayanan yang merekaberikan kepada klien (perseoranga/perusahaan PR tersebut).

2.     PR Consultant, yaituperusahaan PR yang bergerak dalam yayanan konsultasi kehumasan. Pelayanankosultan yang diberikan tergantung dari kompetensi yang dimiliki parakonsultannya.

Beberapaperusahaan Full Service dan Consultant memberi pelayanan di beberapa bidangantara lain:

• §  Pemulihan citra
• §  Pembentukan citra
• §  Corporate culture
• §  Media relations dan publisitas
• §  Government relations
• §  Marketing PR
• §  Komunikasi organisasi
• §  Community relations

3.     Even Organizer, adalahperusahaan yang melayani jasa sebagai pelaksana sebuah event/kegiatan yangberhubungan dengan publik. Perusahaan ini cenderung spesialis, misalnya:

Sistem kerjaperusahaan PR ekstern ini, selayaknya hubungan antara pengacara dengan klien(mereka yang memiliki kasus hokum). Seperti perusahaan advertising dangan klien(advertising).

KODEETIK HUMAS

A.    Pengertian  Etik Profesi

Berten K. (1994) mengatakan bahwakode etik profesi merupakan norma yang telah ditetapkan dan diterima olehkelompok profesi dan untuk mengarah atau memberikan petunjuk kepada paraanggotanya, yaitu bagaimana “seharusnya” (das sollen)  berbuat dansekaligus menjamin kualitas moral profesi yang bersangkutan di mata masyarakatuntuk memperoleh tanggapan yang positif. Apabila dalam pelaksanaanya (dassein) salah satu anggota profesi tersebut telah melakukan perbuatan yangmenyimpang dari kode etiknya kelompok profesi itu akan tercemar citra dan namabaiknya di mata masyarakat.

Pada prinsipnya, kode etik profesimerupakan pedoman untuk pengaturan dirinya sendiri (self imposeb) bagiyang bersangkutan. Hal ini adalah perwujudan dari nilai etika yang hakiki sertatidak dapat dipaksakan dari pihak luar (Abdulkadir Muhammad, 1997 ;77). Kodeetik profesi dapat berlaku efektif apabila dijiwai oleh cita-citadannilai-nilai luhur yang hidup dalam lingkungan profesi tersebut. Kode etikmerupakan perumusan norma moral yang menjadi tolak ukur atau acuan bagi kodeperilaku (code of conduct) kelompok profesi bersangkutan.

Arti secara umum tentang “etikaProfesi” menurut Cutlip, Center, dan Broom tersebut di atas adalah perilakuyang dianjurkan secara tepat dalam bertindak sesuai dengan nilai-nilai moral yangpada umumnya dapat diterima oleh masyarakat atau kebudayaan.

Jadi, Pengertian kode etik menurutpara pakar etika moral professional tersebut diatas dapat disimpulkan sebagaikumpulan asas atau nilai moral yang menjadi norma perilaku. Sedangkan arti kodeetik profesi, adalah kode perilaku yang ditetapkan dan dapat diterima olehkelompok profesi yang menjadi pedoman “bagaimana seharusnya” (das sollen) berperilakudalam menjalankan (das sein) profesi tersebut secara etis. (A. Muhammad,1997;143).

B.     Kode Etik Profesi Humas

Howard Stepheson dalam bukunya HandBook of Public Relation (1971) mengatakan bahwa definisi profesi humasadalah kegiatan humas atau public relation merupakan profesi secarapraktis memiliki seni keterampilan atau pelayanan tertentu yang berlandaskanlatihan, kemampuan, dan pengetahuan serta diakui sesuai dengan standaretikanya.

Pemahaman tetang pengertian kodeetik, etik profesi dan etika kehumasan serta aspek-aspek hukum dalam aktivitaskomunikasi penting bagi praktisi atau professional PR/Humas dalam melaksanakanperan dan fungsinya untuk menciptakan citra baik bagi dirinya (goodperformance image) sebagai penyandang professional PR/Humas dan citra baikbagi suatu lembaga atau organisasi (good corporate image) yangdiwakilinya.

Kode etik merupakan aturan-aturan susila yang ditetapkanbersama dan ditaati bersama oleh seluruh anggota yang bergabung dalam suatuprofesi. Kode etik merupakanpersetujuan bersama yang timbul secara murni dari diri pribadi para anggota.Kode etik merupakan serangkaian peraturan yang di sepakati bersama gunamenyatakan sikap atau perilaku anggota profesi. Kode etik lebih mengingatkanpembinaan para anggota sehingga mampu memberikan pelayanan kepada masyarakat(Bambang Herimanto, 2007:253-254). Kode etik profesi dilaksanakan olehpribadi-pribadi yang memiliki profesi terkait karena hal tersebut melekat padajabatannya dan bersifat normatif.

Menurut G.Sach dalam bukunya TheExent and Intention of PR and Information Activities terdapat tiga konseppenting dalam etika kehumasan sebagai berikut:

1.     The Image, the knowledge about usand the attitudes toward us the our different  interest groups have.

(Citra adalah pengetahuan mengenai kita dan sikapterhadapat kita yang mempunyai kelompok-kelompok dalam kepentingan yang berbeda).

2.     The Profile, the knowledge about anattitude towards, we want our various interest group to have.

(Penampilan merupakan pengetahuan mengenai suatu sikapterhadap yang kita inginkan untuk dimiliki kelompok kepentingan kita beragam).

3.     The Ethiccs is branch ofphiloshophy, it is a moral philoshophy or piloshophical thinking aboutmorality. Often used as equivalentti right or good.

(Etika merupakan cabang dari ilmu filsafat, merupakan filsafat moral ataupemikiran filosofis tentang moralitas, biasanya selalu berkaitan dengannilai-nilai kebenaran dan kebaikan).

Dari penjelasan diatas dapat ditariksuatu pengertian secara umum bahwa citra adalah cara masyarakat memberikankesan baik atau buruk terhadap diri kita. Penampilan selalu berorientasi kedepan mengenai bagaimana sebenarnya harapan tentang keadaan diri kita,sedangkan bahasan etika merupakan acuan bagi kode perilaku moral yang baik dantepat dalam menjalankan profesi kehumasan.

Kode Etik IPRA (InternationalPublic Relation Association) yang telah diperbaharui di Teheran, Iran padatanggal 17 April 1968, secara normatif dan etis memuat butir-butir terdiri darisatu mukadimah dan berisikan 13 pasal.

Secara garis besar kode etik IPRAmencakup butir-butir pokok sebagai Standard Moral of Public Relations sebagaiberikut:

1.     Kode perilaku;

2.     Kode moral;

3.     Menjunjung tinggi standar moral;

4.     Memiliki kejujuran yang tinggi;

5.     Mengatur secara etis mana yang bolehdiperbuat dan tidak boleh diperbuat oleh Profesional PR/Humas.     

Point nomor 1, 2, dan 3 mengaturkode perilaku dan moral seseorang sebagai penyandang professional PR/Humas.Point nomor 4 menunjukan adanya integritas kepercayaan dan tanggung jawabperibadi professional PR/Humas yang tinggi. Sementara itu, point nomor 5berkaitan dengan suatu kebolehan (mogen) dan larangan (verbod)yang dilakukan oleh profesi kehumasan berdasarkan pertimbangan moral, baikdilihat secara etis, etika profesi dan moral, maupun peraturan normatif yangharus dipatuhi dan ditaati oleh yang bersangkutan.

Organisasi Profesi Humas Internasional(IPRA) didirikan di London, Inggris pada tahun 1955 dan bermarkas di Jenewa,Swiss. Organisasi tersebut telah memperoleh pengakuan atau berada di bawahnaungan PBB (Persrikatan Bangsa-bangsa) yang kini memiliki keanggotaansedikitnya 77 negara didunia.

Landasan patokan utama dari etikaprofesi dan Kode etik IPRA adalah berdasarkan prinsip-prinsip dasar PBB sebagaiberikut:

1.     The Universal Declaration of HumanRight

(Menghormati dalam pelaksanaan tugas profesinya denganmemperhatikan prinsip-prinsip moral dari deklarasi umum tentang hak-hak asasimanusia).

2.     Human Dignity

(Menghormati dan menjunjung tinggi martabat manusiaserta mengakui hak setiap pribadi untuk menilai).

C.    Fungsi Kode Etik

Pada dasarnya kode etik memilikifungsi ganda yaitu sebagai perlindungan dan pengembangan bagi profesi. Fungsiseperti itu sama seperti apa yang dikemukakan Gibson dan Michel (1945:449) yanglebih mementingkan pada kode etik sebagai pedoman pelaksanaan tugas prosefionaldan pedoman bagi masyarakat sebagai seorang professional.

Biggs dan Blocher (1986:10)mengemukakan tiga fungsi kode etik yaitu: (1). Melindungi suatu profesi daricampur tangan pemerintah. (2). Mencegah terjadinya pertentangan internal dalamsuatu profesi. (3). Melindungi para praktisi dari kesalahan praktik suatuprofesi. 

D.    Kode Etik Kehumasan Indonesia –Perhumas

Kode Etik ini telah terdaftar sejaktahun 1977 di Departemen Dalam Negri dan Deppen saat itu, dan telah tercatatserta diakui oleh organisasi profesi Humas Internasional; International PublicRelations Associations / IPRA.

1.      Dijiwai oleh Pancasila maupun Undang-Undang Dasar 1945 sebagai landasantata kehidupan nasional.

2.      Diilhami oleh Piagam Perserikatan Bangsa-Bangsa sebagai landasan tatakehidupan internasional.

3.      Dilandasi Deklarasi ASEAN (8 Agustus 1967) sebagai pemersatu bangsa-bangsaAsia Tenggara.

4.      Dan dipedomani oleh cita-cita, keinginan, dan tekad untuk mengamalkan sikapdan perilaku kehumasan secara professional.

Kami para anggota PerhimpunanHubungan Masyarakat Indonesia (Perhumas) sepakat untuk mematuhi kode etikkehumasan Indonesia, dan apabila terdapat bukti-bukti bahwa di antara kamidalam menjalankan profesi kehumasan ternyata ada yang melanggarnya, maka halitu sudah tentu akan mengakibatkan diberlakukannya tindak organisasi terhadappelanggarnya.

ADMINISTRASI PERKANTORAN

MATERI BIDANG KEPEGAWAIAN

Pengaturan kepegawaian harus merupakan suatu sistem yang mencakup perencanaan, pelaksanaan, dan evaluasi. Pelaksanaan kegiatan dari perencanaan sampai evaluasi disebut manajemen. Sehingga seharusnya pengaturan, program, pelaksanaan, dan evaluasi dalam bidang kepegawaian harus dalam bentuk sistem manajemen SDM yaitu bidang kepegawaian yaitu tenaga kerja. Oleh karenanya pengelolaan bidang kepegawaian di YPK Klaten seharusnya merupakan sistem manajemen untuk mencapai tujuan organisasi yang termuat dalam visi misi YPK Klaten. Maka harus memahami pengertian sistem dan manajemen Sumber Daya Manusia (SDM).
Pengertian sistem adalah sebagai berikut:
Menurut William A. Shrode serta Dan Voich:
1. Sistem mempunyai tujuan, sehingga perilaku kegiatannya mengarah pada tujuan tersebut.
2. Sistem itu merupakan suatu keseluruhan yang bulat dan utuh.
3. Sistem memiliki sifat terbuka.
4. Sistem saling berkaitan.
5. Sistem melakukan kegiatan transformasi.
6. Dalam sistem ada/mempunyai mekanisme kontrol.

Dari pengertian tersebut dihubungkan dengan tugas pegawai khusus kantor YPK Klaten, maka:
1. Pelaksanaan kegiatan perkantoran YPK Klaten harus berdasarkan dan bertujuan untuk mewujudkan visi dan misi YPK Klaten.
2. Kepegawaian terbagi dalam berbagai bidang pekerjaan di kantor ini yaitu bidang administrasi umum, bidang keuangan, bidang kepegawaian/personalia. Satu dengan yang lain tidak dapat terlepas harus menjadi suatu keseluruhan yang bulat dan utuh. Misal: ada kekeliruan dalam konsep, kesalahan pengetikan, kesalahan informasi, kesalahan menulis status pegawai, kesalahan dalam menentukan perhitungan gaji/penerapan tabel gaji, kesalahan pembayaran gaji, ini tanda adanya keharusan sistem.
3. Sifat terbuka artinya pembagian bidang tugas dalam suatu sistem harus pasti tetapi juga harus dapat mempunyai pemahaman bidang tugas yang lain. Jadi seorang pegawai tidak hanya memahami satu bidang tugas tetapi dituntut dapat memahami paling tidak mempunyai pengetahuan bidang tugas yang lain. Misal: bidang tugas kepegawaian harus menguasai pengetahuan bidang tugas keadministrasian, bidang keuangan.
4. Sistem adalah kegiatan transformasi/pembaharuan sehingga harus membentuk jiwa dan pola pemikiran yang sewaktu-waktu mengalami perubahan tetapi tidak keluar dari tujuan utama.
5. Sistem saling berkaitan itu sebagai implikasi dari sifat yang bulat dan utuh.
6. Sistem ini harus ada mekanisme kontrol ® person yang melakukan kontrol harus mempunyai/menguasai tiap pelaksanaan bidang tugas artinya benar/tidaknya pelaksanaan tugas dan harus dapat membetulkan. Mekanisme ini ditentukan dalam tata kelola perkantoran yaitu KTU melakukan koordinasi yaitu sebagai koordinator dan melaksanakan kontrol ® bukan dipilih karena paling tinggi pangkat tetapi karena jabatan KTU.
Kepegawaian tidak hanya membidangi bidang tugas tertentu tetapi harus menyeluruh mencakup semua bidang tugas dalam suatu organisasi kegiatan dalam hal ini kegiatan penyelenggaraan usaha di bidang pendidikan. Meskipun pengertian sistem adalah universal tetapi ada ciri-ciri khusus dalam tiap-tiap usaha YPK Klaten bergerak dalam bidang usaha persekolahan yang berlandaskan keagamaan ditekankan pada sifat/bidang sosial tetapi tidak terlepas dari pengertian organisasi usaha dalam bentuk yayasan.
Sistem kepegawaian YPK Klaten sesuai dengan visi dan misi harus mempunyai ciri khusus sebagai berikut:
1. Pegawai tidak hanya dituntut kepatuhan dan kesetiaan terhadap pimpinan tetapi lebih dikembangkan komitmennya pada pekerjaan arti pentingnya dalam keadaan mendesak dapat melaksanakan tugas meskipun belum ada perintah dan pekerjaan tidak boleh terhenti seandainya ada keadaan perubahan, misal perubahan dalam hal ini organisasi yayasan karyawan ® harus komitmen dengan pekerjaan dnegan bertanggung jawab.
2. Pegawai tidak difokuskan untuk berkompetisi kemajuan dirinya sendiri tetapi difokuskan kerjasama untuk kepentingan bersama.
3. Orientasi kerja pegawai tidak terpancang pada kepangkatan tetapi bergeser pada jaringan kerja profesional.
4. Dalam hal ini di YPK Klaten khusus Kantor YPK hubungan terutama antara Pengurus dan pegawai terbuka ada tanggung jawab bersama artinya saling mengontrol dan pegawai tidak hanya pelaksana menunggu perintah tetapi harus mempunyai program kerja dan inovasi dalam pelaksanaan tugas disertai evaluasi hasil. Jadi jangan hanya rutinitas tetapi bekerja dengan berdasarkan kondisi dan skala prioritas.

Manajemen Dalam Bidang Kepegawaian
Bidang kepegawaian tugasnya adalah melaksanakan manajemen Sumber Daya Manusia (SDM). Bidang kepegawaian atau bidang personalia dalam sistem lama fungsinya hanya merekam riwayat hidup pegawai/karyawan, latar belakang pendidikan, masa kerja, status pegawai dan gaji yang harus dibayar. Dalam sistem baru bagian kepegawaian harus dapat mengkaji kebutuhan tenaga kerja setiap waktu yaitu masa sekarang dan masa depan. Bagian personalia menjadi bagian/devisi. Pengembangan SDM bagian personalia harus sensitif terhadap perubahan baik level global, nasional, dan lokal.
Konsultan manajemen SDM menyampaikan pengelolaan SDM sebagai berikut:
1. Mengidentifikasi skill dan kualitas SDM yaitu melalui seleksi penjaringan ataupun seleksi secara periodik.
2. Memilih SDM yang memiliki kinerja tinggi dan potensial.
3. Menilai kinerja dan keahlian SDM.
4. Memberi kompensasi yang memadai kepada tenaga kerja yang terampil dan memiliki keahlian.
5. Membangun lingkungan kerja yang baik.
6. Meningkatkan motivasi untuk perbaikan kinerja.
Dalam suatu organisasi harus melaksanakan strategi pemberdayaan (empowerment ) SDM, artinya pemberian tanggung jawab dan wewenang kepada pegawai untuk berinisiatif dengan rambu-rambu peraturan dalam melaksanakan program/tugas. Pemberdayaan mempunyai pengertian bahwa pemimpin mempunyai peran strategi dalam proses pemberdayaan. Pemberdayaan sebagai agen perubahan karena dalam pemberdayaan ada distribusi kekuasaan sehingga pemimpin dituntut untuk memiliki kesadaran pada distribusi kekuasaan, ini sebagai tindakan kaderisasi dan peningkatan kemampuan secara berkesinambungan supaya SDM yang dimiliki mampu mencapai produktivitas dan kinerja yang optimal (hlm. 122). Dalam pelaksanaan empowerment harus ada komunikasi yang terbuka antara manager/yang melaksanakan manajemen dengan karyawan/pegawai, dalam hal ini pegawai tidak hanya melaksanakan tugas tetapi harus memiliki kesempatan untuk mendapatkan pelajaran (sharing knowledge ) dari karyawan lain sehingga dapat terbentuk satu tim yang valid.
Tahapan dalam empowerment :
1. Mengembangkan pemahaman secara menyeluruh mengenai pemberdayaan.
2. Membuat daftar kegiatan yang dapat mendukung pemberdayaan.
3. Menyeleksi berbagai kegiatan dnegan skala prioritas.
4. Memahami adnaya “harapan” kita dapat melaksanakan pekerjaan dengan penuh tanggung jawab.
5. Menetapkan waktu untuk memulai dan sharing untuk kemajuan secara individual dan kelompok.
6. Menciptakan, menjaga, dan meningkatkan saling kepercayaan dalam manajemen pemberdayaan SDM.
7. Menilai kemajuan/pelaksanaan pemberdayaan harus ada evaluasi untuk mengukur tingkat keberhasilan.
Manajemen SDM akan mengalami kekacauan karena tidak ada balance / keseimbangan antara tuntutan kerja dan perhatian. Gejala kekacauan:
1. Tidak merasa dihargai, tidak tahu bagaimana meraih kesuksesan.
2. Tidak mengikuti aturan yang ada.
3. Membicarakan permasalahan pekerjaan tidak dalam komunikasi yang formal.

Pengantar Akuntasi

• Pengertian sederhana dari akuntansi adalah suatu ilmu yang digunakan untuk mempelajari aktivitas pengeluaran dan pemasukan keuangan. Sedangkan pengertian akuntansi dalam artian luas adalah proses kegiatan jasa untuk mengolah data-data keuangan atau input yang nantinya akan menghasilkan informasi keuangan atau output dalam ukuran uang yang bermanfaat bagi beberapa pihak yang berkepentingan sebagai dasar dalam pengambilan keputusan ekonomi.

Pihak-pihak yang membutuhkan informasi keuangan akuntansi adalah:
1. Pihak intern

Pihak intern adalah manajemen perusahaan, informasi keuangan sangat dibutuhkan oleh pihak manajemen perusahaan untuk mengetahui perkembangan keuangan perusahaan yang dikelolanya. Laporan keuangan aka dijadikan dasar penyusunan anggaran dan perumusan kebijakan ekonomi perusahaan.

Karyawan, informasi keuangan sebagai dasar untuk mengetahui kemampuan perusahaan dalam pemberian, gaji, fasilitas, bonus dan untuk menilai prospek perusahaan sehingga dapat dijadikan dasar untuk memutuskan akan tetap bekerja di perusahaan tersebut atau pindah.

2. Pihak ekstern

- Pemilik perusahaan, informasi keuangan dijadikan dasar untuk mengetahui posisi keuangan perusahaan dan sebagai dasar untuk menilai kinerja dari manajemen perusahaan.

- Bank atau Kreditur, informasi keuangan dijadikan dasar oleh pihak kreditur atau bank untuk menilai tingkat kesehatan suatu perusahaan yang akan dan telah melakukan pinjaman modal dan infromasi keuangan juga dijadikan dasar untuk mengetahui tingkat kemampuan debitur dalam mengembalikan kewajibannya (utang/pinjaman).

- Investor, informasi keuangan dijadikan dasar dalam berinvestasi. Apakah modal yang diinvestasikan dalam suatu perusahaan akan memberikan keuntungan atau tidak.

- Pemerintah, informasi keuangan digunakan sebagai dasar dalam penetapan besaran pajak yang akan dibayarkan oleh suatu perusahaan dan juga untuk mengetahui kemampuan suatu perusahaan dalam pemberian UMR karyawan serta pemberian fasilitas-fasilitas bagi karyawan sesuai dengan ketentuan-ketentuan dan peraturan yang berlaku.

3. Pihak-pihak lain

Pihak-pihak lainnya diantaranya mahasiswa yang membutuhkan informasi keuangan suatu perusahaan untuk menyusun skripsi, lembaga sosial sebagai dasar untuk menentukan suatu perusahaan yang akan dimintai untuk memberikan sumbangan atau donatur, dan calon relasi kerja untuk memutuskan apakah jadi bekerjasama atau tidak.

Mengenal Laporan Keuangan

Pada dasarnya informasi keuangan terdiri dari dua komponen pokok, yaitu laporan keuangan dan informasi keuangan lainnya, berikut penjelasan dalam gambar:

Laporan keuangan (accounting statements) adalah hasil yang diperoleh dari proses akuntansi keuangan yang bermanfaat dalam memberikan informasi keuangan bagi pihak intern dan ekstern suatu perusahaan. Laporan keuangan juga sebagai

penghubung antara data keuangan (aktivitas perusahaan) dengan pihak yang berkepentingan.

Berikut beberapa daftar laporan keuangan:

1. Neraca (Balance Sheet)

Adalah suatu daftar laporan yang sistematis yang berisi ringkasan aktiva (assets), utang/kewajiban (liabilities), dan modal (equity) dari suatu perusahaan yang ditutup pada tanggal terakhir periode akuntansi.

2. Laporan Laba Rugi (Income Statement)

Adalah laporan yang menunjukkan ringkasan penghasilan (pendapatan), biaya, rugi dan laba yang diperoleh perusahaan pada periode tertentu.

3. Laporan Arus Kas (Cash Flow Statement)

Adalah laporan yang berhubungan dengan aliran kas masuk dan keluar dari suatu perusahaan dalam periode tertentu.

4. Catatan Atas Laporan Keuangan

Catatan ini bermanfaat dalam memberikan informasi tambahan, seperti tambahan informasi dalam neraca perhitungan laba rugi yang tidak bisa ditunjukan secara jelas, gunakanlah tanda kurung untuk menjelaskan secara langsung dalam laporan.

Penyusunan Laporan Keuangan

Siklus akuntansi adalah sebuah proses untuk menyediakan laporan keuangan suatu perusahaan dalam periode waktu tertentu. Siklus ini menjelaskan dari awal terjadinya transaksi hingga proses penyajian laporan keuangan pada akhir periode akuntansi. Ada yang juga yang mengartikan bahwa siklus akuntansi adalah tahapan urutan transaksi serta proses peristiwa aktivitas akuntansi dari awal periode sampai akhir periode dengan tidak terputus, dalam artian berputar (siklus). Tahapan siklus akuntansi terdiri dari:

- Tahap pencatatan, mulai dari pencatatan awal dokumen transaksi, pencatatan jurnal, pemindahan akun ke buku besar, dan pencatatan dalam neraca saldo.

- Tahap pengikhtisaran, mulai dari pengikhtisaran dalam jurnal penyesuaian, jurnal pembalik dan neraca lajur.

- Tahap pelaporan, terdiri dari laporan keuangan, jurnal penutup, dan NSSD (Neraca Saldo Setelah Penutupan)

Berikut penjelasan siklus akuntansi dalam gambar:

Keterangan Gambar:

Langkah pertama proses akuntansi adalah melakukan survei untuk transaksi keuangan. Survei dilakukan terhadap bukti transaksi keuangan, diantaranya nota, memo, cek, bon, dll. Setelah melakukan survei kemudian melakukan perencanaan untuk menganalisa bukti transaksi. Langkah selanjutnya setelah melakukan analisa bukti transaksi adalah pencatatan transaksi dalam buku jurnal, dilanjutkan dengan pengelompokan transaksi keuangan pada buku besar (pemostingan), semua transaksi yang sudah dikelompokan akan dijumlah di dalam buku besar yang akan menghasilkan saldo debet dan kredit. Saldo inilah yang nantinya akan dimasukan ke dalam neraca saldo.

Langkah berikutnya adalah melakukan pencatatan data penyesuaian pada jurnal penyesuaian. Kemudian setelah melakukan penyesuaian pada jurnal penyesuaian langkah berikutnya adalah menyusun neraca lajur yang di dalamnya dihasilkan perhitungan neraca saldo disesuaikan, laba rugi dan neraca. Kemudian setelah menyusun neraca lajur, langkah berikutnta adalah menyusun laporan keuangan. Setelah menyusun laporan keuangan, langkah berikutnya adalah menyusun penutupan buku. Penutupan buku adalah persiapan untuk memasuki periode akuntansi berikutnya. Langkah berikutnya adalah pemostingan jurnal penyesuaian dan jurnal penutup ke dalam buku besar. Langkah terakhir setelah posting ke buku besar adalah pembuatan neraca saldo setelah penutupan dan jurnal pembalik.

Pengantar Administrasi Perkantoran

PENGANTAR ADMINISTRASI PERKANTORAN

1.    Paradigma dan filosofi administrasi perkantoran

A.  Pengertian Administrasi

Untuk dapat memberikan pemahaman tentang pengertian administrasi, tidak lepas dari asal usul kata administrasi itu sendiri sebagaimana bahasan sebelumnya, yakni “kegiatan tata usaha kantor” dan “ melayani” Menurut

Prof. Prajudi Atmosudirdjo (Lembaga Administrasi Negara), membedakan administrasi dalam 2 pengertian, yaitu :

1.    Administrasi Dalam Pengertian Sempit

Dalam pengertian sempit di sini dimaksudkan ditinjau dari lingkup kerja yang sempit yaitu hanya berkisar pada kegiatan tata usaha kantor (office work) seperti : tulis menulis, pengetikan surat menyurat (termasuk menggunakan kompuer), agenda, kearsipan, pembukuan dan lain sebagainya.

2.    Administrasi Dalam Pengertian Luas

Dalam pengertian luas administrasi dapat dibedakan dalam 3 sudut, yaitu :

a.    Proses

Ditinjau dari sudut proses, maka administrasi merupakan keseluruhan proses, mulai dari proses pemikiran, proses perencanaan, proses pengaturan, proses penggerakan, proses pengawasan sampai dengan pencapaian tujuan. Untuk mencapai suatu tujuan orang harus memikirkan dahulu apa yang akan dicapai dan bagaimana cara mencapainya serta sarana dan prasana apa yang digunakan untuk mencapai tujuan tersebut serta kemampuan seseorang untuk menjalankannya. Sebagai contoh

1.    Seseorang akan bepergian dari Jakarta ke Jayapura, maka orang tersebut sudah punya tujuan mengapa dia ke Jayapura, kemudian bagaimana caranya ?,

2.    Apakah menggunakan kapal laut atau pesawat udara, lalu tersediakah biaya untuk itu dan yang tidak kalah penting adalah mampukah orang itu untuk mengadakan perjalanan sejauh itu ?

b.   Fungsi atau Tugas

Ditinjau dari sudut fungsi atau tugas administrasi berarti keseluruhan tindakan (aktivitas) yang harus dilakukan oleh seseorang yang berkedudukan sebagai “administrator” ( memegang jabatan dalam manajemen suatu organisasi). Dalam setiap organisasi atau instansi sudah tentu ada orang-orang yang menjalankan administrasi, misalnya :

1.Orang-orang yang melaksanakan tugas kepemimpinan (pemimpin);

2.Orang-orang yang melaksanakan tugas perencanaan (perencana);

3.Orang-orang yang melaksanakan tugas pengawasan /kontrol (pengawas);

4.Orang-orang yang mengorganisir (organisator), dan lain sebagainya.

1. Kepranataan (Institusi)

Ditinjau dari kepranataan (institusi), maka tinjauan administrasi adalah melihat kegiatan dalam suatu lembaga melakukan aktivitas tertentu, misalnya: Lembaga perbankan, maka ada orang-orang yang melakukan kegiatan perbankan dalam lembaga itu; Kantor Pos, maka ada ora g-orang yang melakukan kegiatan pelayanan pos (surat menyurat, pengiriman barang, dan lain lain); kantor pajak, kantor kepolisian, kantor departemen –departemen, non departemen dan lain sebagainya. Dari uraian

di atas, dapat disimpulkan bahwa administrasi mempunyai pengertian:”Aktivitas-aktivitas untuk mencapai tujuan” atau “proses penyelenggaraan kerja untuk mencapai tujuan”.

The Ling Gie

Administrasi adalah “ Segenap rangkaian perbuatan penyelenggaraan dalam setiap usaha kerjasama sekelompok manusia untuk mencapai tujuan.

Sutarto

Administrasi adalah “ Suatu proses penyelenggaraan dan pengurusan segenap tindakan /kegiatan dalam setiap usaha kerjasama sekelompok manusia untuk mencapai tujuan.

Sondang P Siagian

Administrasi adalah “ Proses kerjasama antara dua orang atau lebih berdasarkan rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan bersama yang telah ditentukan.

Leonard D. White

Dalam bukunya “Introduction to The Study of Public Administration”, Leonard D. White mendefinisikan  “ Administrasi adalah suatu proses yang pada umumnya terdapat pada semua kelompok Negara  swasta, sipil atau militer, usha besar maupun usaha kecil”.

William H. Newman

“Dalam bukunya “ Administrative Action” William H. Newman mendefinisikan : “Administrasi sebagai pedoman/petunjuk, kepemimpinan dan pengawasan dari usaha-usha sekelompok orang untuk

mencapai tujuan bersama”.

Dwight Waldo

Dwight Waldo mendefiniskan : “Administrasi adalah bentuk daya upaya manusia yang kooperatif yang mempunyai tingkat rasionalitas yang tinggi”.’

George R. Terry

“Administrasi adalah upaya mencapai tujuan yang ditetapkan dengan mempergunakan orang lain”.

Robert D. Calkins

“Administrasi adalah kombinasi antara pengambilan keputusan dengan pelaksanaan dari keputuan

tersebut untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan”.

B.       Pengertian Kantoar

Seperti yang disebutkan di muka bahwa kantor adalah bagian dari organisasi yang menjadi pusat kegiatan administrasi dan tempat pengendalian kegiatan informasi. Lebih lanjut lagi dapat disebutkan bahwa kantor adalah pusat pengelolaan data dan keterangan serta tempat konsentrasi pimpinan dan para staf personil (pegawai) melakukan aktivitas manajemen. Apabila memperhatikan definisi-definisi di atas pengertian kantor ditinjau dari dua segi, yaitu:

1. Dari segi fisik

Kantor dilihat dari bentuk luar atau gedung  yang bersifat statis, yaitu suatu tempat penyelenggaraan kegiatan-kegiatan manajemen. Misalnya, pemeliharaan warkat (records keeping) dan pengurus informasi (information handling).

2.  Dari segi aktivitas

 Kantor dilihat dari kegiatannya yang bersifat dinamis, yakin adanya pembagian pekerjaan di antara mereka yang bekerja sama untuk mencapai tujuan tersebut.

C. Ciri-Ciri Kantor

1. Alat penyambung pancaindera dan ingatan pimpinan.

2. Membantu pimpinan merumuskan pekerjaan, penyederhanaan sistem manajemen, metode kerja, mencapai efisiensi dalam pekerjaan tata usaha.

D. Unsur-Unsur Kantor

1. Gedung, terdiri dari bangunan, ruangan dan perlengkapan gedung

2.  Equipment, terdiri dari mesin-mesin kantor dan perabotperabot kantor.3. Personil, yaitu semua orangyang terkait dalam organisasi kantor, mulai dari pesuruh sampai pimpinan.

E. PENGERTIAN  ADMINISTRASI KANTOR

Dalam kepustakaan banyak dirumuskan definisi mengenai Administrasi Perkantoran (Office Management) oleh para ahli. Dari banyak definisi-definisi tersebut dapat dirangkumkan bahwa administrasi perkantoran merupakan rangkaian aktivitas merencanakan, mengorganisasi (mengatur dan menyusun), mengarahkan (memberikan arah dan petunjuk), mengawasi, dan mengendalikan (melakukan kontrol) sampai menyelenggarakan secara tertib sesuatu hal.

F. RUANG LINGKUP  ADMINISTRASI KANTOR

1. Aktivitas Kantor

Aktivitas manajemen kantor sangat luas dan antara berbagai bentuk badan usaha tidak sama. Hal ini dipengaruhi oleh luasnya tujuan dari masing- masing badan usaha. Semakin luas tujuan yang akan dicapai, semakin luas pula aktivitas manajemen perkantorannya, disamping dipengaruhi oleh faktor luasnya tujuan yang hendak dicapai. Aktivitas manajemen kantor juga dipengaruhi oleh belu adanya suatu keseragaman dan kesepakatan antara para ahli, tentang aktivitas apa saja yang harus menjadi fungsi seorang manajer kantor. Aktivitas pekerjaan kantor pada umumnya terdiri dari aktivitas-aktivitas yang berhubungan dengan.

a.  Perencanaan Perkantoran (Office Planning), meliputi perencanaan tentang:

1) Perencanaan gedung, yang meliputi: letak gedung dan bentuk gedung

2) Tata suara

3) Tata warna

4) Tata ruang kantor

5) Ventilasi

6) Penerangan/cahaya

7) Metode-metode dan standarisasi pekerjaan kantor

8) Perlengkapan perabotan kantor dan peralatan kantor

9) Anggaran (Budgeting) perkantoran

b.  Pengorganisasian Perkantoran (Office Organizing)

Pengorganisasian menghubungkan berbagai macam fungsi suatu organisasi serta orang atau pelaksana yang melaksanakan fungsi-fungsi organisasi tsb.

c. Pengawasan Perkantoran

Objek pengawasan dalam bidang manajemen perkantoran meliputi:

1) Kualitas pekerjaan kantor

2) Waktu pekerjaan kantor

3) Metode-metode dan standarisasi pekerjaan kantor.

4) Biaya perkantoran

5) Alat perlengkapan dan perabotan kantor

6) Pelayanan kantor

7) Pengawasan dokumentasi.

2. Sarana/Fasilitas Kerja Perkantoran

Sebagaimana telah diuraikan dimuka, bahwa kantor adalah keseluruhan ruang dalam suatu bangunan, di mana dilaksanakan tata usaha atau dilakukan aktivitas-aktivitas manajemen maupun berbagai tugas dinas lainnya. Berdasarkan pengertian di atas, apabila dikembangkan menjadi perkantoran berarti yang dimaksud di sini adalah “kantor beserta semua sarana yang saling terkait di dalamnya”, yaitu:

a.        Lokasi

Faktor-faktor yang perlu diperhatikan menentukan lokasi kantor, antara lain:

1) Faktor lingkungan tetangga.

2) Faktor dekat.

3) Faktor harga.

4) Faktor dekat labour market.

5) Faktor jalan keluar masuk pegawai.

6) Faktor keamanan.

b. Gedung

1) Dapat memberikan fasilitas.

2) Menjamin kesehatan

3) Berkesan yang baik.

4) Fleksibel.

5) Keseimbangan biaya keuntungan.

c. Peralatan

Digolongkan dalam dua kelompok, yaitu:

1) . Perabotan kantor (office furniture), seperti meja, kursi, rak, laci-laci, dsb yang terbuat dari kayu, besi ataupun bahan lainnya, yang mempunyai peranan penting dalam setiap kantor, khusus untuk menampung pekerjaan kantor yang bersifat administratife.

2). Bekal kantor (office supplies), seperti kertas, pena, tinta, pita mesin tik, penghapus dan peralatan habis pakai lainnya.

d. Interior

Interior adalah perangkat kantor yang menunjang pelaksanaan kerja dalam ruang kantor adalah: ventilasi, plafon, jendela, penerangan, dan hiasan kantor.

e.  Mesin-mesin Kantor

Perencanaan kegiatan kantor harus pula dirumuskan, mesin-mesin kantor yang akan dipergunakan dan tergantung pada prosedur kerja, metode kerja dan kebutuhan kantor.

Ruang perkantoran (Office Space) Seperti yang disusun oleh Charles Libbey adalah sebagai berikut :

Ruang perkantoran meliputi Perkiraan kebutuhan ruang; Pemanasan dan peredaran udara; Pendinginan udara; Pantulan suara; Lukisan; Fasilitas kebersihan; Ruang pertemuan; faktor keselamatan; Pemindahan kantor; Perubahan-perubahan; Pemeliharaan.

1.    Komunikasi (Communication)

Komunikasi meliputi Pengiriman surat; Pelayanan pesuruh; Telepon; Susunan kabel; Sistem telepon antar kantor; Papan pengumumman; Pelayanan terima tamu.

2.    Kepegawaian Perkantoran (Office Personnel)

Kepegawaian Perkantoran meliputi Pemilihan; Perkenalan; Latihan; Pengujian; Kenaikan pangkat; Pergantian; sistem saran; Keterlambatan; Wawancara pemberhentian; Fasilitas ruang; Semangat kerjasama dan Disiplin.

3.    Perabotan dan Perlengkapan (Furniture and Equipment)

Perbekalan dan Keperluan Tulis (Supplies and Stationary)

Peralatan dan Mesin meliputi Mesintik; Mesin hitung; Perlengkapan kirim surat; dan lain-lain perkantoran; Perlengkapan kebersihan; Pemeliharaan dan perbaikan; Penilaian peralatan dan mesin baru.

5.  Peralatan dan Mesin  (Appliances and Machines)

Peralatan dan Mesin meliputi Mesintik; Mesin hitung; Perlengkapan kirim surat; dan lain-lain perkantoran; Perlengkapan kebersihan; Pemeliharaan dan perbaikan; Penilaian peralatan dan mesin baru.

6.  Perbekalan dan Keperluan Tulis (Supplies and Stationary)

Perbekalan dan keperluan tulis meliputi Barang-barang keperluan tulis; Kertas surat; Formulir; Perbekalan kebersihan; perbekalan penggandaan; Penilaian perbekalan  Barang.

7.  Metode

Metode meliputi pengolahan bahan keterangan; Penyelidikan perkantoran; Pengukuran hasil kerja tulis; Penjadwalan prosedur rutin.

8.  Warkat (Records)

Warkat meliputi pengkoordinasian formulir; Perancangan formulir; Pelayanan surat- menyurat; pola surat; Peninjauan surat-menyurat; Pusat pengetikan; (Typing rools); Metode pelaporan; Jadwal penyimpanan; Praktek kearsipan dan penyimpanan.

9. Kontrol Pimpinan Pelaksana (Executive Controls)

Kontrol pimpinan pelaksana meliputi Perencanaan organisasi; Pemusatan atau pemencaran pelayanan; perencanaan anggaran; Perkiraan (Forecasting); Pedoman petunjuk kerja; Latihan pemindahan tugas; dan Analisis tugas pekerjaan.

G. Tujuan Manajemen Perkantoran

Dalam proses manajemen, sasaran yang dituju adalah tercapainya tujuan secara efisien. Yang dimaksud efisien disini adalah memenuhi persyaratan baik ditinjau dari segi ekonomis, teknis, dan psikologis. Ekonomis bukan berarti murah dari segi biaya, tetapi pantas dan sesuai. Misalnya kita pergi memancing ikan dengan tujuan mendapatkan ikan kakap. Agar biaya murah kita gunakan cacing untuk umpan (bahkan tanpa biaya). Hal hasil tujuan mendapatkan ikan kakap tidak pernah tercapai, bahkan kita sudah rugi waktu dan tenaga. Teknis. Dalam arti berdaya guna atau bermanfaat. Psikologis. Dalam arti terdapat kepuasan. Tujuan dapat dicapai, tetapi apabila dalam mencapai tujuan itu tidak sesuai denga perencanaan. Dan dalam proses kegiatannya menimbulkan pemborosanpemborosan, maka hal tersebut perlu dihindari untuk mencetak hal-hal seperti di atas, maka sumber-sumber daya (resources) yang akan dimanfaatkan. Dalam proses mencapai tujuan itu hendaknya dikelola dengan menerapkan fungsi- fungsi manajemen. Sumber-sumber daya dimaksud terdiri dari manusia, uang, mesin-mesin, material, metode, dan pasar. Berdasarkan kajian di atas dapat diambil kesimpulan bahwa tujuan manajemen perkantoran antara lain:

1. Berikan semua keterangan yang lengkap bagi yang memerlukan, guna pelaksanaan. Tugas organisasi secara efisien.
2. Memberikan catatan dan laporan, yang bermanfaat dan biaya yang sesuai .
3. Membantu organisasi/perusahaan, memelihara serta memenuhi kebutuhannya.
4. Memberikan pekerjaan tata usaha yang cermat dan memberi pelayanan secara efektif kepada para langganan atau mitra kerja.
5. Membuat catatan secara lengkap, relevan, up to date (tidak terlambat), akurat, dan dapat dipertanggung jawabkan.

SOAL SOAL

1.      Jelaskan paradigma dan filosofi administrasi perkantoran !

2.      Jelaskan pengertian kantor  menurut para ahli!

3.      Jelaskan pengertian administrasi perkantoran!

4.      Jelaskan ruang lingkup administrasi perkantoran !

5.      Jelaskan tujuan administrasi perkantoran !

Isi Tabel Berikut dengan benar!

No.

Ruang perkantoran (Office Space)

Tugas yang dilakukan

1.

2.

3.

4.

5.

2.  Karatreristik Administrasi Perkantoran

1. Bersifat Pelayanan

Pekerjaan kantor adalah melayani pelaksana pekerjaan operasional (tugas-tugas pokok kantor) dalam pencapaian tujuan organisasi.

G.R. Terry menyebutkan bahwa pekerjaan kantor sebagai pekerjaan pelayanan (service work). Yang berfungsi memudahkan dan meringankan. Pekerjaan kantor berperan membantu pekerjaan-pekerjaan lain, agar dapat berjalan lebih berdaya guna.

Herry L. Wilie dan Robert P. Brecht menyebutkan, pekerjaan kantor berperan sebagai satua organisasi pelayanan (service unit) yang bertujuan memberikan pelayanan kepada bagian dalam organisasi atau perusahaan. Dalam perusahaan, pekerjaan kantor tidak langsung mendatangkan laba, sebagaimana dilakukan oleh pekerjaan operatif atau lapangan misalnya bagian produksi atau penjualan. Namun produksi atau penjualan tersebut dapat berhasil dan menguntungkan, apabila pekerjaan kantor berhasil melayani kebutuhan produksi atas penjualan trsebut.

 2. Merembes Segenap Bagian Organisasi

Oleh karena pekerjaan kantor bersifat pelayanan terhadap semua pekerjaan operatif.

3. Dilakukan Semua Pihak

Sebagai akibat perembetan pekerjaan kantor ke segenap bagian organisasi, maka pekerjaan itu akan dilakukan oleh semua orang yang ada dalam organisasi tersebut. Meskipun pekerjaan kantor dapat menjadi tugas sekelompok pegawai (misalnya bagian tata usaha), akan tetapi pekerjaan itu akan menjadi monopoli kelompok pegawai tersebut.

Pekerjaan kantor akan dilakukan oleh pejabat pimpinan tertinggi (dengan tidak mengubah kedudukannya) sampai pegawai terendah. Misalnya seorang direktur menelepon kantor lain untuk menghimpun data atau keterangan yang diperlukan atau sebaiknya menerima telepon dari kantor lain. Seorang mandor pabrik mencatat para pekerja atau karyawan yang tidak  masuk atau yang lembur  tanpa mengurangi tugas pokoknya sebagai mandor. Seorang pegawai rendah, selain bertugas membersihkan kantor sering pula mendapat pekerjaan mengantar surat dan mengisi buku ekspedisi.

Apabila kita simak kembali peranan dari ciri-ciri pekerjaan kantor sebagaimana yang telah diuraikan diatas, memperlihatkan kepada kita bahwa pekerjaan kantor pada umumnya merupakan suatu fungsi yang memberikan bantuan (facilitating function) dan merupakan urat nadi bagi setiap organisasi modern. Secara umum pekerjaan kantor meliputi aktivitas manajerial mulai dari perencanaan, pengorganisasian, penggerakan dan pengawasan. Sedangkan secara khusus (tugas operatif sehari-hari atau unit) pekerjaan kantor meliputi tugas-tugas menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim dan menyimpan.

3. Azas-azas administrasi perkantoran

      

Prinsip Manajemen adalah suatu dasar/ azas bagaimana manajemen itu dilakukan agar  mendapatkan hasil yang maksimal, sehingga sesuai dengan kondisi yang diharapkan.

Frederick Winslow Taylor (Prinsip Manajemen Ilmiah) 1856 – 1915

1. Pengembangan metode-metode ilmiah dalam manajemen, agar, dapat ditentukan metode yang paling tepat/ terbaik untuk pelaksanaan setiap pekerjaan dapat ditentukan

2. Seleksi ilmiah untuk karyawan, agar setiap karyawan dapat diberikan tanggung      jawab atas sesuatu tugas sesuai dengan kemampuannya

3. Pendidikan dan pengembangan ilmiah para karyawan

4. Kerjasama yang baik antara manajemen dan tenaga keerja.

James D. Mooney

1. Prinsip Koordinasi, meliputi: wewenang, saling melayani, doktrin (perumusan tujuan) dan disiplin

2. Prinsip Skalar, meliputi: kepemimpinan, delegasi dan fungsi

3. Prinsip Fungsional, yakni: fungsionalisme bermacam-macam tugas yang berbeda

4. Prinsip Staf, yakni: perbedaan yang jelas antara staf dan lin

Menurut Harrington Emmerson (1853 – 1931), untuk menyelesaikan masalah system industri perlu diterapkan 12 prinsip efisiensi:

1. Tujuan-tujuan dirumuskan dengan jelas

2. Kegiatan yang dilakukan masuk akal

3. Adanya staf yang cakap

4. Disiplin

5. Balas jasa yang adil

6. Laporan-laporan yang terpecaya, segera, akurat dan tetap

7. Pemberian perintah – perencanaan dan pengurutan kerja

8. Adanya standar-standar dan skedul-skedul – metode dan waktu setiap kegiatan

9. Kondisi yang distandarisasi

10.Operasi yang distandarisasi

11.Instruksi-instruksi praktis dan tertulis yang baku

12.Balas Jasa Efisiensi –rencana insentif

Prinsip Langkah Manajemen Science sebagai berikut:

1. Perumusan Masalah

2. Penyusunan suatu model matematis

3. Mendapatkan penyelesaian dari Model

4. Pengujian Model dan hasil yang didapatkan dari model

5. Penetapan pengawasan atas hasil-hasil

6. Pelaksanaan hasil dalam kegiatan – implementasi

4. Pekerjaan kantor

Arti pekerjaan kantor adalah mengatur dan mencatat kejadian-kejadian yang ijalankan sehingga menjadi keterangan yang berguna. Melaksanakannya dilakukan dengan menggunakan alat baik mesin-mesin maupun manual, sehingga membantu mutu pekerjaan, memudahkan pengawasan dan menghemat biaya, tenaga, dan aktu. Apabila diteliti lebih lanjut tentang kegiatan yang dapat dilakukan, maka pekerjaan kantor dapat dibagi dalam kelompok sebagai berikut:

a)   Mengumpulkan / Menghimpun

Mengumpulkan/menghimpun, yaitu kegiatan mencari dan mengusahakan tersedianya segala keterangan yang tadinya belum ada atau berserakan di mana-mana, menjadi siap dipergunakan bila mana diperluk

b). Mencatat

Yaitu kegiatan membukukan seperti dalam hal membukukan berbagai transaksi atau berbagai keterangan yang diperlukan dengan menggunakan alat tulis menulis

c). Mengolah

Yaitu mengerjakan atau memproses data atau keterangan-keterangan dengan maksud menyajikannya dalam bentuk yang lebih berguna.

d). Menggandakan

Yaitu kegiatan memperbanyak dengan berbagai cara dan alat sebanyak jumlah yang diperlukan

e). Mengirim

Yaitu kegiatan menyampaikan informasi atau data dari satu pihak ke pihak lainnya dengan menggunakan berbagai cara dan alat

f). Menyimpan

Yaitu kegiatan menaruh di tempat tertentu dengan menggunakan berbagai cara dan alat dengan tujuan dapat di temukan kembali dengan cepat bilamana keterangan tersebut di butuhkan

Adapun pula pekerjaan kantor dikelompokan pad jenis pekerjaan sebagai berikut:

Pekerjaan Tulis Menulis

Pada dasarnya semua pekerjaan kantor (tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja), dinyatakn secara tertulis dan disusun sistematis sebagai produk kantor yang siap disajikan bila mana diperlukan. Salah satu produk  tersebut adalah warkat yang setiap catatan tertulis maupun bergambar, sebagai bahan laporan factual (keadaan sebenarnya), actual (hangat) dan reliable (nyata).

Setiap kantor, baik kantor pemerintah maupun sawasta, besar maupun kecil, setiap hari banyak menerima maupun mengirim surat yang jumlahnya tentu tergantung esar kecilnya kantor. Kantor yang besar dan luas jangkauannya memerlukan lebih banyak surat yang harus ditangani dari pada kantor yang sempit ruang lingkup usahanya. Namun semua itu harus mendapatkan perhatian yang besar, agar memberi kesan yang baik dan menumbuhkan kepercayaan dari pihak luar/masyarakat. Kantor yang berhasil menciptakan kesan yang baik merupakan promosi secara tidak langsung, dan sebagai hasilnya dapat menambah relasi/hubungan lebih luas.

Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa pekerjaan tulis-menulis adalah kegiatan mencatat (menulis) surat dengan berbagai peralatan (alat-alat tulis) tentang eterangan yang diperlukan sehingga berwujud tulisan yang dapat dibaca, dikirim dan Disimpan.

Apabila masingmasing jenis kegiatan diperinci merupakan pekerjaan kantor. Menurut Leffingwell dan EM Robinson, yang dikutip Drs. Soedaryono pekerjaan kantor dapat diperinci dalam kegiatan sebagai berikut:

1. Menerima pesanan-pesanan mengantarkan dan mengirimkan dengan kapal.

2. Membuat rekening.

3. Menyimpan warkat.

4. Menyampaikan utang dan mengumpulkan perhitungan yang belum selesai.

5. Mengurus, membagi-bagi, mengirimkan dan menyurat pos.

6. Pekerjaan memperbanyak warkat dan membutuhkan alat (duplicating and addressing work).

7. Macam-macam pekerjaan seperti penelepon, menerima

tamu, pekerjaan pesuruh (meycelianecus, such as telephone, receiving visitors, messengerservice).

8. Tugas-tugas khusus dengan maksud untuk menyederhanakan sistem, menghapuskan pekerjaan yang tidak perlu.

9. Surat menyurat, mendikte, mengetik.

10. Membuat warkat, mencatat data yang diinginkan.

GR. Terry telah mengadakan penyelidikan pada perusahaanperusahaan di Amerika Serikat untuk mengetahui banyaknya masing-masing kegiatan pekerjaan kantor. Hasil penyelidikan

menunjukkan bahwa waktu kerja itu mempergunakan tujuh macam kegiatan pekerjaan kantor yang pokok dengan perbandingan waktu dalam presentase sebagai berikut:

1. Mengetik (typing)                                                               = 24,6%

2. Menghitung (calculating)                                                     = 19,5%

3. Memeriksa (checking)                                                         = 12,3%

4. Menyimpan warkat (filling)                                                 = 10,2%

5. menelpon (telephoning)                                                       =   8,8%

6. Menggandakan (duplicating)                                               =   6,4%

7. Mengirim surat (mailing)                                                     =   5,5%

8. Lain-lain                                                                              =  12,5%

Jumlah               = 100%

Berdasarkan penelitian pekerjaan kantor menurut Leffing Well dan GR. Terry di atas, penullis menambahkan pekerjaan kantor senyatanya dengan bahan baku dan pembekalan serta hasil yang diperoleh,sbb:

1. Pekerjaan senyatanya, diantara lain meliputi:

– Mengetik – Menyalin

– Menghitung – Memilah-milah (sortir)

– Memeriksa – Melekatkan

– Menstensil – Menandai

– Membubuhkan cap/stempel – Menyampul

– Menelepon – Membagi- bagi

2. Bahan baku

Bahan baku yang lazim digunakan dalam pekerjaan kantor adalah:

– Abjad/huruf – Tanda baca

– Angka – Tanda hitung, dan

– Garis – Tulisan

Soal Latihan

1. Uraikan  Karakteristik administrasi perkantoran menurut pendapat Mu sterlah menyimak presntasi uraian materi di atas!
2. Lakukan identifikasi Karakteristik administrasi perkantoran pada kantor  yang berada didaerah tempat tinggalmu!
3. Uraikan Azas-azas administrasi perkantoran dengan benar!
4. Jelaskan pekerjaan kantor yang terdapat pada kantor disekitar tempat tinggal Mu!
5. Jelaskan dibidang administrasi perkantoran pada kantor di daerah kantor tempat tinggal Mu

5. Jabatan di bidang adminsitrasi perkantoran

Pengertian Jabatan

JABATAN (JOB) ialah sekumpulan PEKERJAAN (JOB) yang berisi tugas-tugas yang sama atau berhubungan satu dengan yang lain, dan yang pelaksanaannya meminta kecakapan, pengetahuan, keterampilan dan kemampuan yang juga sama meskipun tersebar di berbagai tempat.

Atas dasar hal tersebut maka ada beberapa jabatan dibidang administrasi perkantoran antara lain:

1.    Sekretaris

Sekretaris adalah seseorang yang membantu seorang pemimpin atau badan pimpinan atau perusahaan, terutama untuk penyelenggaraan kegiatan administratif yang akan menunjang kegiatan manajerial seorang pemimpin atau kegiatyan operasional perusahaan.

Kesekretarisan adalah satuan organisasi yang melakukan rangkaian kegiatan penataan terhadap pekerjaan perkantoran dan bantuan lainnya yang dilaksanakan sebagai kegiatan penunjang supaya tujuan organisasi dicapai dengan lancar.

2. Klasifikasi Jabatan Sekretaris

Sekretaris merupakan jabatan profesi yang menuntut syarat-syarat pengetahuan dan kemauan  ekerja. Sekalipun sebutannya sama, masingmasing sekretaris mempunyai kedudukan, wewenang dan tanggung jawab yang berbeda-beda. Perbedaan tingkat kedudukan tergantung tempat dimana dalam organisasi seorang sekretaris bekerja dan bertugas. Seorang sekretaris perusahaan  edudukannya berbeda, jika dibandingkan dengan sekretaris lembaga sosial umpamanya. Dengan demikian syarat untuk menjadi sekretaris perusahaan sudah barang tentu berbeda dengan syarat untuk menjadi sekretaris lembaga pendidikan atau lembaga sosial. Sesuai dengan tingkat kedudukan wewenang serta besar kecilnya tanggung jawabnya dapat dibedakan menjadi dua kategori sekretaris yakni:

a. Sekretaris yang menjabat sekretaris pribadi.

Sekretaris yang menjabat sebagai kepala sekretariat berfungsi sebagai pemimpin, membawahi egawai-pegawai yang lain serta bertindak sebagai pimpinan dan melaksanakan kepemimpinan. Sekretaris yang bertindak sebagai kepala sekretariat merupakan salah satu anggota dalam organisasi, disamping masih ada juga kelompok pimpinan yang lain. Sebagai kepala tata usaha dalam arti seluas-luasnya bertindak sebagai pelayanan administrasi kepada seluruh organisasi. Sebutan lain bagi sekretaris yang menjabat kepala sekretariat adalah executive secretary (sekretaris yang berfungsi sebagai manajer).

Dalam perusahaan sekretaris yang berfungsi sebagai manajer dikenal dengan sebutan business secretary. Company secre tary sedangkan di lingkungan perhimpunan sering disebut sekretaris partai, sekretaris kementrian, sekretaris dirjen dan masih banyak contoh sekretaris yang menjabat sebagai manajer. Sebagai seorang manajer maka sekretaris yang menjabat kepala mempunyai wewenang dan tanggung jawab lebih luas, tidak hanya khusus menyelenggarakan tata usaha semata melayani pimpinan organisasi saja,namun juga mengelola rganisasi.

Untuk itu diperlukan mendalami tujuan organisasi dan azas-azas manajemen. Seorang sekretaris yang menjabat kepala sekretariat mempunyai wewenang dan tanggung jawab lebih luas, tidak hanya khusus menyelenggarakan ketatausahaan semata, malahan sering menjadi orang yang menentukan kebijaksanaan dan mengambil keputusan. Sekretaris pribadi bertugas memberi pelayanan kepada pimpinan. Sekretaris yang berfungsi demikian disebut sekretaris pribadi dan dalam bahasa inggris disebut private secretary. Seorang sekretaris pribadi tidak mempunyai anak buah,  berperan sebagai pembantu untuk meringankan tugas pimpinan, sehingga pimpinan benar-benar dapat memusatkan perhatiannya kepada masalah-masalah pokok guna keberhasilan tujuan oeganisasi.

Sekretaris pribadi merupakan staf ahli yang khusus mempunyai keahlian di bidangnya. Tugas pekerjaannya membantu pimpinan dalam memecahkan masalah yang berhubungan dengan keahliannya, memberi saran dan pendapat agar pimpinan dapat mengambil keputusan dengan bijaksana dalam memecahkan masalah. Sebagai contoh sekretaris pribadi dapat dijumpai dikalangan para pejabat yang karena bidang tugasnya demikian luas sehingga untuk menjangkau keseluruhannya diperlukan bermacam-macam keahlian. Untuk itulah diperlukan sekretaris yang ahli di bidangnya, sehingga pimpinan benar-benar dapat melaksanakan tugas sebaik-baiknya berkat bantuan sekretaris yang ahli tersebut. Contoh kongkrit dari sekretaris pribadi antara lain adalah sekretaris pribadi menteri, sekretaris direktor, sekretaris bupati, sekretaris rektor di salah satu universitas yang mempunyai banyak fakultas. Sekretaris pribadi juga dapat berfungsi sebagai pembantu umum dari pimpinan organisasi. Sebagai pembantu umum berarti harus menangani halhal yang bersifat umum dan rutin yang sesuai dengan tugas pokok seorang pimpinan. Tugas pekerjaan yang tidak begitu penting dapat diserahkan kepada sekretaris pribadi. Perlu ditegaskan bahwa fungsi bantuan sekretaris-sekretaris itu, baik sekretaris mengepalai sekretaris maupun sekretaris pribadi yang bertugas memberi bantuan adalah mutlak diperlukan dalam menyelesaikan tugas pekerjaan agar berhasil sesuai dengan tujuan yang akan dicapai organisasi.  Apabila pimpinan hanya disibukkan dengan masalah-masalah kecil yang harus diselesaikan sendiri, akan banyak menyita waktu untuk tugas pekerjaan tersebut. Masalah tugas pimpinan adalah memikirkan dan mengarahkan agar tujuan pokok dari organisasi dapat dicapai. Hal-hal tersebut di atas menegaskan perlunya tugas bantuan yang dapat diselesaikan oleh sekretaris. Adapula sekretaris yang menjabat sebagai pegawai biasa dan mempunyai tugas pekerjaan tertentu seperti bidang pengetikan, steno, dikte, dalam bahasa Inggris sekretaris demikian dinamakan typist secretary, stenographer secretary, dan audio secretary.

Fungsi dari sekretaris dibidang pengetikan, steno, dan dikte adalah membantu seorang atau lebih anggota staf pejabat, di dalam organisasi maupun tata hubungan yang cepat dan tepat, baik di dalam organisasi maupun dengan masyarakat diluar organisasi. Tugasnya tidak hanya di bidang pengetikan, steno, maupun dikte saja, tetapi masih ada tugas tambahan sebagai layaknya seorang pegawai. Hanya mereka memang ahli bidangnya, yakni mengetik, steno, dan mengambil dikte baik langsung maupun mempergunakan mesin.

b. Tugas Sekretaris Sebagai Manajer

Dalam organisasi seorang sekretaris yang berfungsi manajer, non manajer, atau sekretaris yang bertindak sebagai pegawai mempunyai wewenang dan tanggung jawab masing-masing yang saling berbeda. Dalam tubuh organisasi ada pegawai yang bertindak sebagai pimpinan, pengawas, staf, pegawai biasa atau pelaksana. Sekretaris yang menjabat sebagai manajer menjabat kepala sekretariat. Kedudukannya dalam organisasi sebagai pimpinan. Sedangkan sekretaris pribadi merupakan staf. Typist secretary, stenographer secretary bertindak sebagai pegawai biasa atau pelaksana.Karena sekretaris merupakan orang yang tugas pekerjaannya berfungsi sebagai tenaga bantuan baik untuk seluruh organisasi maupun khusus pimpinan dan ada yang berfungsi sebagai pegawai biasa, maka sekretaris dapat menjabat baik dalam top organization, middle organization, atau lower organization. Dengan perkataan lain jabatan sekretaris dimungkinkan ada pada tingkat bawah sehingga tingkat atas. Uraian berikut akan memberikan gambaran lebih jelas tentang hubungan sekretaris dalam jenjang organisasi, sehingga akan tercermin bahwa tugas pekerjaan sekretaris sebagai tenaga bantuan cukup penting dalam ikut melaksanakan kegiatan untuk mencapai tujuan suatu organisasi.

3. Sekretaris Profesi Berdasarkan Tempat Kerja

Didalam kantor, ada banyak sekretaris yang berfungsi sebagai tenaga bantu pada pimpinan kantor, sekretaris macam ini adalah sekretaris profesi di tempat kerja.

a. Sekretaris Sebagai Pimpinan Kantor

Agar dapat memahami tugas pimpinan dalam organisasi guna memberi gambaran tugas sekretaris yang bertindak sebagai pimpinan, terlebih dahulu akan diuraikan sedikit tentang pokok-pokok pengertian organisasi dan struktur organisasi. Sesuai dengan sifat sosial dan ciri kepribadian  masing-masing manusia berhasrat mengelompok, mempertahankan kelangsungan hidup dengan memenuhi kebutuhan baik jasmani maupun rohani.

Kelompok manusia yang berusaha meraih tujuannya merupakan wahana menimbulkan hasrat saling membutuhkan, bantu membantu dan mau bekerja sama guna kelangsungan hidup. Sekelompok orang yang bekerja sama mempunyai tujuan yang  akan diperjuangkan itu belum mencerminkan unsur dari organisasi. Dalam bekerja sama antar manusia diperlukan sistem serta proses kerja sama yang serasi. Adapun unsur pokok dari organisasi adalah, sebagai berikut:

a. Adanya sekelompok orang

b. Adanya sistem dan proses kerja sama, dan

c. Adanya tujuan yang akan dicapai

Kelompok orang yang bekerja sama guna melaksanakan tugas pekerjaannya yang tujuannya sudah diatur sedemikian rupa sehingga masing-masing mempunyai tugas, kedudukan, wewenang, dan tanggung jawab. Pengaturan itu akan mencerminkan suatu kerangka yang memberi petunjuk hubungan kerja sama. Kedudukan, besar kecil wewenang serta luas tanggung jawab masing-masing pegawai dalam organisasi. Kerangka yang menggambarkan keadaan tersebut dikenal dengan istilah struktur organisasi. Struktur organisasi lazimnya diatur dengan corak tertentu sesuai dengan jenis organisasi dan yang terkenal ada tiga, yaitu:

a. Organisasi Garis (Line Organization)

b. Organisasi Fungsi (Function Organization)

c. Organisasi Panitia (Committee Organization)

Setelah dipilih struktur organisasi yang cocok, maka organisasi tidak cukup hanya memiliki kerangka saja, masih diperlukan suatu tindakan atau proses pelaksanaan tujuan, kerangka atau struktur organisasi merupakan wadah organisasi yang bersifat statis, sedangkan proses pelaksanaan tugas pekerjaan mencapai tujuan sebagai fungsi bertindak. Dalam organisasi sesuai dengan sifatnya dikenal jenjang kepemimpinan yaitu ada yang dipimpin dan ada yang memimpin. Demikian pula pada suatu kantor, ada kepala dan ada pegawai bawahannya.

Adapun tugas kepala atau pimpinan kantor pada umumnya ialah memberi pengarahan dan pengaruh kepada bawahan, agar mau dan bertingkah laku sedemikian rupa sehingga dapat melaksanakan tugas pekerjaan sesuai dengan tujuan yang sudah digariskan. Sekretaris yang bertindak sebagai kepala sekretariat pun mempunyai tugas mengarahkan dan mempengaruhi agar tugas pekerjaan sekretariat dapat tercapai. Sekretaris yang memimpin sekretariat berfungsi manajer, sehingga melaksanakan tugas-tugas manajer dibidang tata usaha, guna membantu atau melayani keperluan sekretariatnya. Tugas bantuan ini terdiri dari tugas-tugas pelayanan agar terselenggara tugas kesekretarisan khususnya dan ketatausahaan pada umumnya. Tidak jarang seorang sekretaris yang berfungsi sebagai pimpinan sekretariat juga melaksanakan tugas penting untuk membantu pimpinan, termasuk membuat kebijaksanaan dalam bentuk menetapkan keputusan. Sebagai pimpinan dalam bidang kesekretarisan, maka dia membuat rencana, mengorganisasi baik bawahan dan sarananya, bekerja sama-sama bawahan dan mengadakan pengawasan seperti layaknya pimpinan. Untuk dapat menyelenggarakan fungsi kantor sekretariat yang dipimpinnya, maka perlu memperhatikan faktor bagaimana mempengaruhi serta menggerakkan bawahannya agar dapat melaksanakan tujuan sekretariat, antara lain dengan:

a. Memberi bimbingan sebaik-baiknya,

b. Menyelenggarakan sistem komunikasi yang baik,

c. Memberi perintah, instruksi, dan pengawasan, serta

d. Memberi fasilitas agar pekerjaan dapat berlangsung dengan sebaik baiknya.

Perlu diperhatikan bahwa tugas pekerja di bidang kesekretarisan memerlukan ketelitian dan kecermatan, sehingga seorang sekretaris yang memegang pimpinan sekretariat di untut mempunyai kepribadian dan kecakapan sebagai seorang pimpinan. Kecakapan serta kemampuan menyelesaikan tugas kesekretarisan secara prima menjadi tuntutan seorang sekretaris yang memimpin sekretariat.

b. Sekretaris Perorangan

Seorang sekretaris yang membantu pimpinan tidak termasuk pimpinan dalam jenjang organisasi. sekretaris demikian juga bertindak sebagai pimpinan, tetapi disebut sebagai sekretaris yang berfungsi non manajer. Apabila seorang sekretaris menjabat sebagai pimpinan sekretariat, ia mempunyai wewenang, tanggung jawab, dan mempunyai pembantu berupa karyawan-karyawan bawahan. Tugas pekerjaannya adalah pembantu ahli di bidang kesekretarisan. Ia sering dikenal dengan sebutan staff. Adakalanya hanya sebagai tenaga bantuan yang memberi bantuan umum di bidang kesekretarisan.

Sekertaris perorangan dirasakan perlu mengingat pejabat pimpinan tidak semuanya dapat menguasai masalah-masalah yang dihadapi. Untuk membantu kelancaran tugas-tugas secara keseluruhan, maka pejabat pimpinan perlu didampingi seorang yang ahli menangani masalah tertentu. Orang ini dinamakan tenaga staf. Tenaga staff adalah tenaga yang ahli di bidangnya. Ia memberi bantuan kepada pimpinan dalam memecahkan masalah khusus yang menjadi tugas pejabat pimpinan. Karena keahliannya itulah pejabat staf diperbantukan kepada pimpinan dan diberi jabatan sebagai sekretaris. Sekretaris non manajer yang berfungsi sebagai pembantu ahli seorang pejabat dan disebut sekretaris pribadi.

Bagi pimpinan yang menangani bermacam-macam masalah, kehadiran tenaga sekretaris pribadi sebagai pembantu ahli amatlah penting. Sehingga pejabat pimpinan benar-benar dapat mengambil keputusan untuk menggariskan kebijaksanaannya dengan setepat-tepatnya.

c. Sekretaris Politik di Jepang

Disini diperkenalkan satu jenis profesi sekretaris yang sudah membudaya dinegara tetangga dengan tujuan mudah-mudahan budaya profesi ini dapat ikut menyebar di seluruh tanah air sehingga lowongan kerja bagi lulusan yang hendak bekerja sebagai sekretaris menjadi banyak. Percaturan politik di Jepang banyak menggunakan jasa dari profesi sekretaris.Mereka bekerja sebagai sekretaris yang diperbantukan kepada para tokoh politik seperti anggota legislatif, pejabat pemerintah eksekutif, para pejabat di bidang yudikatif, partai-partai politik, organisasi-organisasi yang bernaung di bawah partai politik dan sebagainya, baik di pusat maupun di daerah, baik yang besar maupun yang kecil, secara resmi diakui di dalam undang-undang sehingga merupakan profesi yang sah dan bergengsi. Mereka yang bekerja di bidang politik ini secara taris yang secara umum berkonotasi sebagai profesi dari kaum wanita, tetapi pada kenyataannya, sekretaris politik di Jepang itu banyak dijabat oleh kaum pria. Sekretaris politik di Jepang ada dua macam:

1. Sekretaris resmi organisasi.

Sekretaris resmi organisasi ditetapkan secara resmi dengan undang-undang legislatif pasal 132  yang berbunyi sebagai berikut:

’Setiap anggota legislatif dalam bertugas akan dibantu oleh dua orang sekretaris resmi’. Kedudukan sekretaris resmi itu lebih lanjut lagi juga diatur dengan undangundang pegawai negeri pasal 2 ayat 3 butir 15 yang menyebutkan bahwa sekretaris politik merupakan pegawai negeri khusus yang dibedakan dari pegawai negeri lain. Perbedaan besarnya adalah keikutsertaan sekretaris politik berkiprah dibidang politik yang merupakan salah satu larangan bagi pegawai negeri biasa.

Dengan perkataan lain, pegawai negeri biasa dilarang dalam kegiatan politik praktis, tetapi sekretaris politik yang juga berstatus sebagai pegawai negeri tidak dilarang. Sekretaris politik di bidang eksekutif maupun yudikatif kurang lebih sama. Sekretaris politik resmi mendapat gaji resmi dari kas negara. Ada juga sekretaris resmi yang ditempatkan oleh organisasi induknya, dalam kasus ini dia akan mendapat gaji resmi dari organisasi induk sang tokoh politik.

2. Sekretaris pribadi

Tentang sekretaris pribadi, tidak ditemukan ada undang-undang yang mengaturnya secara jelas. Tidak ada larangan bagi tokoh politik untuk memakainya secara pribadi. Berarti pemakaian sekertaris pribadi seratus persen berjalan berdasarkan kemauan dari pihak yang mempekerjakannya yaitu tokoh politik. Para tokoh politik secara bebas dapat mempekerjakan siapa saja yang disukainya sebagai sekretaris politik dengan tanggung jawab sendiri dan pengupahan yang juga harus ditanggung sendiri secara pribadi. Di sinilah terletak pengertian sekretaris pribadi yaitu sekretaris yang diupah dengan penghasilan sendiri pemakainya.

Untuk memahami seberapa jauh penghargaan yang diberikan kepada para sekretaris politik di Jepang, kita bisa melihat situasi itu dari angka-angka penggajian resmi yang beredar di masyarakat Jepang. Berdasarkan catatan pada bulan Agustus tahun 2002, ada tiga kelas sekretaris resmi yang diakui oleh undang-undang, yaitu (1) Sekretaris kebijakan (2) Sekretaris kelas satu (3) Sekretaris kelas dua; gaji resmi dari Sekretaris kebijakan adalah antara 440.000,- yen sampai 670.000,- yen per bulan, untuk sekretaris kelas satu antara 420.000,- yen sampai 660.000,- yen per bulan, dan untuk sekretaris kelas dua antara 310.000,- yen sampai 480.000,- yen. Untuk memahami lebih lanjut tentang angka-angka tersebut, kita bisa membandingkannya dengan gaji resmi anggota legislatif. Berdasarkan undangundang parlemen bulan Januari tahun 2000 pasal 35, seorang anggota parlemen mendapat gaji 1.375.000,- yen per bulan, pada angka ini masih akan ditambah lagi sejumlah tunjangan resmi sehingga seluruh penghasilan seorang anggota parlemen menjadi lebih daripada 2 juta yen per bulan.

Untuk mengetahui seberapa jauh nilai uang yen Jepang itu, bisa kita lihat dari nilai kurs mata uang yen terhadap rupiah; pada bulan Nopember tahun 2007 ini satu yen Jepang bernilai kira-kira Rp80,-. Berarti penghasilan resmi seorang anggota parlemen Jepang adalah sekitar Rp 165 Juta per bulan dan penghasilan seorang sekretaris resmi sekitar 30 sampai 40 juta rupiah per bulan. Dengan demikian, gaji seorang sekretaris politik di Jepang adalah sekitar 18% sampai 25% dari gaji anggota legislatif yang mempekerjakannya. Kalau demikian, hanya dari segi penggajian saja sudah bisa dilihat kedudukan profesi sekretaris di masyarakat Jepang  cukup tinggi sehingga bisa disebut sebagai profesi yang bergengsi. Dari perbedaan gaji itu pun, bisa dilihat bahwa para tokoh politik Jepang memang mampu menggaji sekretaris pribadinya sendiri karena gaji dari seorang sekretaris pribadi pada dasarnya berada di bawah sekretaris resmi. Tim penulis buku memperkenalkan sekretaris politik di Jepang dengan harapan budaya ini bisa ikut menyebar di seluruh tanah air sehingga kegiatan politik di tanah air bisa mendapat hiasan baru menuju ke arah yang lebih sehat. Hal ini bukanlah isapan jempol cukup hanya dilihat dari sudut penggajiannya saja.

Seorang lulusan program administrasi perkantoran SMK dengan usia mudanya cukup hanya digaji sekitar satu juta rupiah per bulan, di pihak lain anggota DPR mendapat gaji resmi lebih dari Rp 20 juta per bulan, Depok sendiri konon menurut kabarnya gaji anggota DPRD Depok adalah sebesar Rp 8 juta. Berarti jumlah sebesar satu juta rupiah itu hanya merupakan 5% sampai 12,5% dari gaji resmi para anggota legislatif sehingga kalau dibandingkan dengan kasus serupa di Jepang, dapat dikatakan mereka semua mampu menggaji sekretaris pribadi masing-masing sebab presentasi selisih gaji masih lebih baik kasus di Indonesia daripada kasus di Jepang dengan perhitungan para lulusan SMK cukup digaji

sebesar satu juta rupiah per bulan. Jika budaya Jepang itu bisa diterapkan, berarti kalangan politik di Indonesia bisa ikut menyumbangkan tenaga untuk mengentaskan kemiskinan yang ada di tanah air melalui sumbangan mereka kepada lulusan SMK. Berarti pula mereka ikut memperluas lapangan pekerjaan bagi para generasi muda lulusan SMK.

Tugas Manajer Kantor

1. Pemahaman informasi:

a. Proses memperoleh informasi mengenai cara melaksanakan tugas-tugas manajerial (seperti inisiatif atau kreativitas sendiri, pelatihan, pengalaman kerja sebelumnya, dan lain-lain).

b. Kemampuan menghimpun dan mendistribusikan informasi bisnis, dankemampuan mengantisipasinya sekarang dan di masa datang. c. Jenis tugas-tugas kepemimpinan yang dilaksanakan secara intern.

2. Informasi mengenai kemampuan bekerja:

a)         Kemampuan menyelesaikan pekerjaan yang menggunakan pemikiran.

b)        Kemampuan mengambil keputusan dan mempartisipasikan bawahan.

c)         Kemampuan membuat perencanaan, mengorganisasikan dan mempartisipasikan bawahan, serta penjadwalan pelaksanaannya.

d)        Kemampuan mempertahankan produktivitas dan mewujudkan keamanan, keselamatan, dan kepuasan kerja serta kebersihan lingkungan kerja. e. Kemampuan melakukan pencatatan dan menyusun laporan kerja.

3. Informasi mengenai hubungan kerja dengan pihak luar:

a)         Kemampuan mempromosikan dan menjual atau memasarkan produk atau pelayanan perusahaan.

b)        Kemampuan menyelesaikan masalah dan negosiasi dengan berbagai pihak luar perusahaan.

c)         Kemampuan mendapatkan bahan baku dan perbekalan lainnya.

4. Hasil Kerja:

a)   Prestasi kerja sebagai inisiatif, kretivitas dan prakarsa sendiri sebagai eksekutif.

b)   Hasil kerja yang dicapai melalui bekerja di dalam tim.

5. Hubungan dengan para pekerja:

a. Kemampuan mempengaruhi dalam melaksanakan pekerjaan.

b. Tugas-tugas kepemimpinan yang telah dilaksanakan.

6. Konteks pekerja lainnya:

a. Loyalitas

b. Disiplin

c. Kemandirian

d. Kepemimpinan dalam tim kerja

7. Karakteristik jabatan,

yang menyangkut syarat-syarat formal dan informal sebagai manajer seperti sertifikat, tanggung jawab, kontinuitas dalam bekerja penampilan sebagai eksekutif dan lain-lain. informasi-informasi untuk menyusun deskripsi pekerjaan atau jabatan manajerial seperti ketengahkan di atas, bukan kriteria jabatan manajerial (bukanlah kategori yang mati). Karena pekerjaan atau jabatan tersebut bersifat kualitatif dan dinamis. Selanjutnya untuk melakukan analisis pekerjaan atau jabatan yang penting di lingkungan suatu perusahaan, seperti pekerja manajerial, staf, pekerja-pekerja kunci dalam garis lini dan lain-lain. Yang berhubungan dengan produk dan pelayanan perusahaan, diperlukan pengguna metode relevan, sehubungan dengan itu akan dilakukan pembahasan mengenai metode dalam melaksanakan analisis pekerjaan atau jabatan. Selain tenaga sekretaris sebagai tenaga staf ahli dibidangnya masih banyak jasa sekretaris yang membantu pejabat pimpinan secara umum berupa petugas rutin dari pejabat pimpinan. Akan tatapi, tidak jarang ia dimintai pendapat atau ide-ide rutin dan bahkan sampai hal yang amat pribadi sifatnya.

Kehadiran sekretaris pembantu umum pimpinan ini juga tidak kalah pentingnya agar pejabat pimpinan benar-benar terkonsentrasi dalam menghadapi masalah pokok yang menjadi tugasnya. Janganlah pejabat pimpinan direpotkan dengan masalah-masalah kecil baik rutin atau insidental. Adapun fungsi dari sekretaris pribadi baik tenaga staf ahli maupun sebagai pembantu umum pimpinan adalah membantu sekelompok atau seorang pejabat pimpinan tingkat atas agar pekerjaan kantor rutin dapat berjalan sebaik-baiknya. Disamping itu harus bertanggung jawab atas pekerjaan utama yang dibebankan kepadanya juga bertanggung jawab bertanggung jawab akan lancarnya pekerjaan kantor.

Sekretaris sebagai pembantu pimpinan sering juga disebut sekretaris senior. Selain membantu pimpinan tingkat atas bagi sekretaris yang befungsi sebagai tenaga staf ahli. Juga berfungsi menyelenggarakan serta mengganti fungsi pimpinan mengambil keputusan, membuat perencana, membantu mengadakan bimbingan dan juga melaksanakan aktivitas manajemen. Masih ada juga jenis sekretaris dalam jenjang organisasi yang tidak menjabat sebagi pimpinan sekretariat, pembantu pimpinan, tenaga staf ahli maupun pembantu umum. Akan tetapi, sebagai tenaga karyawan biasa. Sekretaris demikian berstatus sebagai karyawan dalam jenjang organisasi.

3 Profesi Sebagai Pegawai Administrasi

Sekretaris di mana pun tugasnya dalam jenjang organisasi pada dasarnya sama yakni  memberi bantuan baik kepada pejabat pimpinan khusus maupun kepada organisasi pada

umumnya. Dalam kenyataannya akan dijumpai bermacam-macam tugas sekretaris. Namun kesemuanya adalah untuk membantu memberi pelayanan sebaik-baiknya kepada pimpinan maupun kepada organisasi.

Sejumlah besar pekerjaan kesekretarisan memerlukan pegawai atau karyawan yang bertugas melakukan pekerjaan kesekretariatan khususnya dan dikenal dengan nama pegawai sekretariat. Dalam bagian disebut pengetikan, sekretaris. Pendiktean dan dalam jenjang hanya sebagai pegawai biasa. Tugas junior dan sering disebut sekretarisan ini merupakan tugas junior secretary atau junior.

Sekretaris yang berkedudukan sebagai pegawai biasa bertugas membantu seseorang atau ebih anggota staf pejabat guna menyelenggarakan tata hubungan dengan cepat dan tetap baik  intern atau ekstern. Petugas ini lazimnya bertugas mengetik, steno, menerima dikte baik langsung atau melalui mesin, dan lain-lain. Mengingat tugas sekretaris merupakan tugas pokok pelayanan administratif, maka masih banyak juga pegawai sekretaris dengan tugas dan pekerjaan bermacam-macam, sesuai dengan kedudukan dan wewenang yang diperoleh serta tanggung jawabannya. Dapat kiranya diberi contoh pegawai sekretariat yakni:

a. Resepsionis yang bertugas membantu agar komunikasi berlangsung lancar baik kedalam  organisasi maupun keluar organisasi dengan media pesawat telex menerima tamu perusahaan atau perorangan.

b. Juru tulis, di lingkungan pamong desa dikenal dengan jabatan carik desa bertugas membantu lurah dalam masalah catat mencatat, sehingga jabatan carik identik dengan penulis lurah. Perlu ditekankan bahwa juru tulis me-rupakan ahli bahasa clerk bahasa Inggris yang berarti pegawai sekretariat.

c. Juru steno, tugas pekerjaan menyalin naskah dari tulisan steno yang diambil dari hasil  ikte langsung atau penyalinan dari mesin pendikte, yang kemudian disajikan dalam bentuk naskah yang telah diketik.

d. Juru tik, tugas pekerjaannya mempersiapkan surat-menyurat yang akan dikirim mengerjakan pengaturan masalah pengetikan berupa naskah, table, pengaturan, dengan format yang baik sehingga menarik dan mudah dibaca.

e. Juru arsip atau penata arsip, tugas pekerjaannya berhubungan dengan masalah kearsipan dan penataan berkas. Juru telex, juru tulis, juru steno, juru tik, dan juru arsip adalah pegawai sekretariat dan masih banyak lagi pegawai sekretariat yang lain dengan tugas kewajiban yang berbeda. Kedudukan sekretaris dalam jenjang organisasi baik sebagai pimpinan, tenaga staf atau pegawai biasa, sebenarnya mempunyai peranan penting.

4.  Peranan Sekretaris

1. Tugas Pokok

Peranan seseorang dalam bidang usaha akan terlihat dari tugas-tugas yang dibebankan kepadanya. Makin besar wewenang makin besar juga tanggung jawab. Dalam mengemban wewenang tersebut seseorang akan melaksanakan kewajiban sesuai dengan wewenang yang ada di pundaknya. Kewajiban tersebut dilaksanakan dalam tugas-tugas pekerjaan. Makin besar wewenang dan tanggung jawab maka tugas pekerjaannya makin besar juga. Tugas pekerjaan itu dilaksanakan dengan menggunakan tenaga dan pikirannya. Peranan seseorang nampak dari cara melaksanakan tugas pekerjaan dengan menggunakan tenaga dan pikirannya semaksimal mungkin. Peranan sekretaris pada jenjang mana pun, umumnya adalah sama yakni,

sebagai pembantu yang melaksanakan tugas pekerjaan guna membantu pimpinan atau  organisasi. Sebagai pembantu pimpinan selaku sekretaris pribadi ia harus tanggap dalam membantu pimpinan demikian juga sekretaris yang bertugas membantu organisasi. Peranan sekretaris sebagai pembantu tersebut mungkin berupa penyelasaian rutin mempersiapkan tersedianya fasilitas yang cukup guna kelancaran pelaksanaan tugas pimpinan. Tidak jarang pula sekretaris dalam memberi bantuan baik kepada pimpinan maupun dalam organisasi merupakan kunci keberhasilan pimpinan atau organisasi tersebut. Sekretaris merupakan pembantu pimpinan sejak dari awal sampai tercapai tujuannya. Ia ikut memecahkan masalah yang dihadapi pimpinan, memberi saran dan pendapat, mempersiapkan fasilitas guna kemudahan tugas pimpinan, yang

akhirnya tujuan dapat dicapai dengan hasil tanpa mengeluarkan biaya besar atau dengan  perkataan tujuan dapat dicapai dengan sebaik-baiknya. Sebagai pembantu pimpinan, maka seorang sekretaris merupakan penghubung pimpinan dengan relasi atau pejabat yang akan mengadakan pembicaraan juga perlu menciptakan suasana yang harmonis antara perusahaan atau organisasinya dengan masyarakat luar. Ia memberikan informasi kepada pejabat yang akan berhubungan atau masyarakat yang ingin mengetahui aktivitas organisasi, sehingga akan tercipta yang akan baik dari pimpinan yang bertanggung jawab atas maju mundurnya organisasi yang dipimpinnya. Setelah mengerti peranan sekretaris dalam memberi bantuan pimpinan secara garis besar maka peranan sekretaris dalam memberi bantuan pimpinan tersebut diperinci dalam tugas-tugas yang bersifat protokoler, disamping masih ada tugas pokok yang sesuai dengan kedudukan sekretaris itu sendiri. Dalam bahasan ini ditekankan tugas pokok sekretaris di bidang pelayanan kantor.

a. Menyelenggarakan tugas umum sekretaris untuk meringankan pimpinan seperti menerima dikte dan penyalinannya menjadi bentuk naskah yang terketik rapi.

b. Menyelenggarakan surat-menyurat dan membuat konsep surat serta laporan.

c. Mengurus masalah pengetikan dan percetakan, penggandaan.

d. Mencari informasi dan berkomunikasi.

e. Mengurus ketatausahaan lainnya seperti menata arsip, ekspedisi, urusan pos dan lain-lain. Tugas protokoler dapat disebutkan antara lain sebagai berikut:

a. Menerima tamu, mengatur perjanjian, menerima pesanan melalui telepon atau surat.

b. Mempersiapkan rapat formal maupun informal

c. Mengatur jamuan antarpejabat, mengirim surat undangan, memilih tanda mata untuk acara tukar menukar kenangan.

d. Menghubungkan bawahan dan atasan yang akan merundingkan aktivitas kerja.

e. Mengatur bawahan dan atasan yang akan merundingkan aktivitas kerja.

f. Mengatur penerimaan tamu dengan segala fasilitas yang diperlukan.

Dengan demikian tugas pokok seorang sekretaris dan selanjutnya masih ada tugas sampingan yang tak kalah pentingnya guna menunjang tugas pokok tersebut.

2. Tugas Khusus

Tugas yang tidak termasuk tugas pokok dan tugas protokoler disebut tugas khusus, antara lain:

a. Pengurusan perjalanan dinas

Tugas sekretaris dalam pengurusan perjalanan dinas berupa pengurusan rencana, masalah imigrasi (paspor, visa, health certificate, dan lain-lain) tiket, akomodasi, hotel dan lain-lain.

b. Pengurusan kas kecil

Guna keperluan yang bersifat kecil seperti membeli bunga, memesan minum untuk tamu, ongkos parkir dan lain-lain keperluan sehari-hari. Sekretaris dalam mengurus tugas-tugasnya diperlukan uang yang siap dapat dipergunakan sewaktu-waktu. Dan untuk keperluan tersebut diambil dari dana kas kecil yang menjadi tanggung jawab sekretaris. Sekalipun dana itu kecil, akan tetapi sekretaris wajib mengurusnya baik-baik.

5.  Pegawai Administrasi

1.  BidangTata Persuratan

A. Bagian penerimaan dan pengiriman surat

1. Menerima surat-surat, mencatat dalam buku agenda, memberi label pada surat atau lembar disposisi, mendistribusikan kepada yang berwenang.

2. Memberi nomor dan tanggal surat yang keluar, mencatat dalam buku agenda menyampul dan mengirimkan, baik langsung maupun melalui kurir.

3. Memberi nomor surat-surat kawat dan telex, mencatat dalam buku agenda dan menyerahkan kepada unit yang bersangkutan untuk dikirim.

4. Membuat statistik atas surat-surat yang masuk dan keluar secara periodik, termasuk surat kawat, dan telex.

B.  Bagian pengetikan dan penggandaan

1. Pengetikan konsep-konsep surat, daftar blangko dan karangan-karangan untuk konsumsi keluar organisasi.

2. Memperbanyak surat-surat dengan stensil, fotokopy, atau alat-alat atau mesin pengganda yang ada.

3.  Menyusun dan menyimpan berbagai jenis sheet atau master secara teratur.

4.  Memelihara alat-alat yang ada pada seksi itu (pemeliharaan ringan).

5.  Membuat statistik penggandaan.

C.  Bagian kearsipan dan dokumentasi

1. Mengurus tata kearsipan surat-surat, termasuk menyusun, menyimpan dan memelihara arsip.

2. Mengatur dan menyimpan serta memelihara surat-surat yang berharga atau dokumen.

3. Mencatat, memberi kode klasifikasi, dan nomor surat-surat yang disimpan.

2.  Bidang Perlengkapan

A. Bagian pengadaan barang

1. Merencanakan jenis barang yang diperlukan dalam pekerjaan, baik pekerjaan perkantoran maupun pekerjaan lapangan.

2. Menyediakan barang-barang kebutuhan sesuai dengan keperluan, baik melalui pembelian, pinjaman, hibah, maupun membuat sendiri.

3. Menerima dan menyimpan, barang-barang sebelum diserahkan kepada unit pemakai.

4. Membuat catatan dan daftar atas barang-barang inventaris secara keseluruhan, berikut perubahan status dan lokasi barang tersebut.

5. Merencanakan dalam melaksanakan penghapusan barang inventaris, sesuai

6. kriteria penghapusan barang inventaris.

B. Bagian pemeliharaan

1. Memelihara barang-barang inventaris kantor, seperti gedung kantor, rumah dinas, mesin-mesin, kendaraan, pesawat telepon atau telex, meja kursi lemari, dan peralatan lainnya.

2. Memperbaiki kerusakan yang terjadi atas barang-barang inventaris baik dilakukan sendiri maupun oleh pihak ketiga.

3. Memelihara kebersihan gedung ruang kerja, ruangan-ruangan lain dalam gedung termasuk kamar kecil.

4. Memelihara halaman, taman, selokan, pagar, lampu-lampu hias dan lain-lain.

C. Bagian bangunan

1. Merencanakan pembangunan rumah-rumah dinas, mess, dan bangunan lain dilingkungan kerja.

2. Mengatur dan mengurus alokasi dan realokasi rumah dinas dan aturan-aturan mengenai penempatan.

3. Mengurus dan menyelesaikan masalah-masalah yang berhubungan dengan izin-izin bangunan, izin penempatan, dan izin perombakan dan mengurus berbagai fasilitas bangunan tersebut.

3.  Bidang Kerumahtanggaan Kantor

A. Bagian pelayanan atau keamanan

1. Mengatur pemakaian ruang kerja dan ruang rapat, termasuk tata ruang.

2. Menyiapkan jamuan dan melayani rapat-rapat, pertemuan, konferensi, dan sejenisnya.

3. Menyiapkan dan melayani kebutuhan minuman harian bagi pegawai dan tamu.

4. Mengatur ketertiban tamu-tamu, parkir kendaraan bermotor.

B. Bagian perjalanan dinas

1. Mendapatkan data dan keterangan mengenai aturan perjalanan dalam dan luar negeri dengan menggunakan sarana angkutan yang ada.

2. Mengurus dan menyelesaikan surat-surat berkenaan dengan perjalanan dalam dan luar negeri, bagi pegawai dan pejabat.

3. Membuat perhitungan biaya perjalanan dalam dan luar negeri dan menyiapkan surat-surat pembayaran.

4. Menyelesaikan surat-surat pertanggungjawaban perjalanan.

4.  Bidang Hubungan Masyarakat

A. Bagian langganan dan penerbitan

1. Merencanakan dan menyelenggarakan penerbitan majalah atau buletin serta mengatur pendistribusiannya baik di dalam maupun luar kantor.

2. Mengurus dan mengatur langganan surat kabar, majalah, atau media cetak lainnya.

3. Membuat catatan-catatan penting atau kliping yang dibuat media cetak yang berhubungan dengan organisasi atau kantor.

4. Menerima dan meneliti semua tulisan untuk dimuat dalam media cetak.

B. Bagian penerangan dan dokumentasi

1. Mengambil, menganalisa, dan merumuskan berita-berita penting dari harianharian yang terbit dalam maupun luar negeri.

2. Menyajikan berita-berita hangat (actual) kepada pemimpin yang terkait.

3. Mengatur dan menyusun dokumen dan membuat kliping koran yang erat hubungannya dengan organisasi, untuk disimpan agar mudah menemukannya kembali.

C. Bagian hubungan masyarakat

1. Mengatur, menyelenggarakan acara-acara pertemuan dengan badan legislatif baik dalam rangka tukar pendapat maupun konsultasi.

2. Mengatur dan menyelenggarakan pertemuan dengan pihak ketiga (wartawan atau delegasi).

3. Menghimpun dan menyimpan data mengenai kebijaksanaan pemerintah dan kegiatan pihak swasta yang berhubungan dengan kantor, dalam rangka koordinasi kerja.

4. Menggalang usaha kerja sama bidang kehumasan dengan pemerintah dan swasta dalam rangka pengembangan kegiatan kantor atau organisasi.

D. Seksi Protokol

1. Mengatur dan mengurus tamu-tamu yang akan bertemu dengan pucuk pimpinan baik atas perjanjian maupun yang bersifat mendadak.

2. Mendampingi pejabat tinggi atau pucuk pimpinan yang meninjau unit-unit kerja atau melakukan perjalanan dinas kedaerah lain.

3. Mengatur tata upacara secara protokoler pada pertemuan-pertemuan atau upacara yang dihadiri pejabat-pejabat tinggi organisasi.

4. Mengurus kelengkapan-kelengkapan protokoler pada pertemuan, perjalanan dinas dan lainnya berkenaan dengan aturan-aturan keprotokoleran.

5.  Bidang Organisasi dan Tata Kerja

A.  Bagian organisasi

1. Menelaah perkembangan organisasi dan kemanfaatan hubungan dengan kemajuan dalam bidang manajemen.

2. Meneliti data hubungan kerja antara unit guna meningkatkan koordinasi dan kelancaran pekerjaan.

3. Merencanakan perubahan atau pembaharuan organisasi dan perincian serta perumusan tugas kewajiban unit-unit organisasi.

4. Mempersiapkan data dan surat-surat keputusan mengenai organisasi kerja, hubungan kerja, perincian tugas, kewajiban dan perumusan ketentuanketentuan lain dalam bidang keorganisasian.

B. Bagian tata kerja

1. Merencanakan suatu sistem, tata kerja, metode dan prosedur masing-masing pekerjaan, sehingga diperoleh efisien kerja yang tinggi.

2. Melakukan penelitian atas pekerjaan mengenai ukuran-ukuran waktu, satuan, jarak, berat, luas, dan lain-lain untuk keperluan standar pekerjaan.

3. Melakukan usaha-usaha untuk penyederhanaan kerja, menuju kecepatan, ketepatan, kelancaran, dan kerapihan pekerjaan.

4. Membantu unit-unit kerja menciptakan formulir-formulir yang diperlukan secara tepat sesuai dengan kebutuhan.

C. Bagian pengembangan metode

1. Mengadakan penelitian atas metode kerja yang telah berjalan, apakah sudah sesuai dengan kebutuhan atau perlu penyempurnaan.

2. Menciptakan metode baru terhadap cara kerja sesuai dengan perkembangan teknologi, baik dalam bidang administtratif maupun teknik operatif.

3. Mengadakan penelitian perbandingan terhadap metode dari kantor atau organisasi lain yang sejenis, dalam rangka penyempurnaan sistem kerja.

4. Mengusahakan adanya inovasi dalam kantor atau organisasi.

Sekali lagi dikemukakan, bahwa susunan, pengelompokan, nama unit kerja, uraian tugas, dan istilah-istilah yang disebutkan di atas tidak mutlak. Masing-masing organisasi atau kantor dapat melakukan variasi sesuai kebutuhan, ruang lingkup atau besar kecilnya organisasi yang bersangkutan. Paling tidak dengan penyajian susunan organisasi di atas, dapat diketahui macam dan ruang gerak dari manajemen perkantoran dalam keadaan sehari-hari.

Soal Latihan

1. Jelaskan  Karakteristik administrasi perkantoran menurut pendapat Mu sterlah menyimak presntasi uraian materi di atas!
2. Jelaskan Azas-azas administrasi perkantoran dengan benar!
3. Jelaskan pekerjaan kantor yang terdapat pada suatu kantor!
4. Jelaskan  bidang  administrasi perkantoran pada kantor!
5. Jelaskan Peranan sekretaris pada sebuah perusahaan!

Isilah tabel berikut dengan benar!

No.

Nama Jabatan

Tugas Yang dilakukan

1.

Sekretaris pribadi

2.

Hubungan Masyarakat

3.

Tata Persuratan

4.

Bidang Perlengkapan

5.

Bidang Organisasi dan Tata Kerja

Tugas Kelompok

Buatlah kelompok  beranggotakan 4 orang, maka lakukan:

1.    Kunjungi sebuah kantor didaerah tempat tinggal Mu!

2.    Amati jenis-jenis pekerjaan kantor pada kantor tersebut!

3.    Buat sebuah laporan berbentuk naskah mengenai jenis-jenis pekerjaan kantor pada kantor didaerah tempat tinggal Mu!

4.    Lakukan  presentasi di depan kelas dari hasil kunjunan tersebut!

4.    Struktur organisasi kantor

Struktur organisasi bersifat unik, tidak ada organisasi yang mempunyai struktur yang sama persis dengan yang  lain. Namun mereka dapat diklasifikasikan menurut  kesamaan elemennya.  Masalah utama dalam mendesain struktur organisasi adalah memilih bentuk dasar struktur organisasi.

1.    STRUKTUR ORGANISASI MENURUT FUNGSI DAN MENURUT PRODUK

1. Metode untuk mendesain struktur organisasi adalah dengan melakukan pembagian tugas-tugas, menetapkan hirarki wewenang, menetapkan hubungan vertikal dan horizontal untuk mencapai koordinasi.
2. Penganut teori klasik menekankan pembagian tugas dan pengelompokannya menurut fungsi.
3. Pendekatan modern menekankan pentingnya hubungan horizontal dalam organisasi dan penggunaan unit-unit lengkap pada bagian-bagian organisasi untuk memudahkan koordinasi.
4. Dengan demikian terdapat dua bentuk dasar struktur organisasi yaitu:

1)      Struktur fungsional dan

2)      Struktur produk (unit organisasi yang lengkap)

a.    Struktur Fungsional

•  Dasar pengelompokan kegiatan adalah sumber (resources) yang berarti setiap fungsi merupakan bagian yang menyediakan sumber (misalnya bagian produksi, keuangan, pemasaran, personalia, penelitian dan pengembangan).

•  Kegiatan dan manusia dikelompokkan bersama berdasarkan dasar kesamaan pekerjaan, ekahlian, tujuan atau penggunaan sumberdaya seperti produksi, keuangan, penjualan, sdm dan teknik.

•  Kegiatan pengolahan dan pelayanan informasi yang ada pada bagian produksi, pemasaran, dan seluruh bagian lainnya disatukan menjadi satu bagian yaitu bagian tatausaha

• Tujuan: mengembangkan dan menggunakan keahlian kegiatan utama organisasi dan untuk memastikan stabilitas, keberlangsungan dan minimalisasi gangguan terhadap barang atau jasa

KELEBIHAN STRUKTUR FUNGSIONAL

1.        Paling sesuai untuk lingkungan yang stabil

2.        Dapat mencapai efisiensi ekonomis pada masing-masing bagian

3.        Merangsang berkembangnya keterampilan fungsional

4.        Mampu mencapai sasaran bagian (fungsi)

5.        Sesuai untuk organisasi berukuran kecil sampai dengan sedang

6.        Baik jika ada satu atau sejumlah kecil jenis produk

KELEMAHAN STRUKTUR FUNGSIONAL

1.Respon organisasi thd perubahan lingkungan agak terlambat

2.Pengambilan keputusan menumpuk pada puncak organisasi sehingga beban impinan menjadi terlalu berat

3.Koordinasi antar bagian/fungsi tidak terlalu baik

4.Inovasi terbatas

5.Pandangan terhadap sasaran organisasi agak terbatas, cenderung hanya memperhatikan sa

saran bagian sendiri

b. STRUKTUR PRODUK

Struktur Produk terdiri dari bagian-bagian yag masing-masing merupakan unit organisasi lengkap dengan memiliki seluruh fungsi yang diperlukan

KELEBIHAN STRUKTUR PRODUK

1.Paling sesuai untuk lingkungan tidak stabil dengan perubahan yang cepat

2.Penanggung jawab produk jelas sehingga konsumen bisa puas

3.Koordinasi antar fungsi jadi baik

4.Bagian-bagian dapat beradaptasi dengan baik terhadap tuntutan dari luar

5.Sesuai untuk organisasi besar

6.Baik jika ada banyak jenis produk

KEKURANGAN STRUKTUR PRODUK

1.Tidak mampu mencapai efisiensi ekonomis

2.Koordinasi antar produk sulit

3.Keahlian teknis hilang karena tidak ada spesialisasi fungsional

4.Integrasi ataupun standardisasi antar produk sulit tercapai

c. STRUKTUR CAMPURAN (HIBRIDA)

• Struktur campuran adalah bentuk gabungan antara struktur produk dan struktur fungsional.

• Dalam struktur campuran fungsi-fungsi yang penting bagi setiap produk dimiliki secara lengkap oleh setiap unit organisasi, tetapi ada beberapa fungsi tertentu yang berada di bawah penguasaan pusat perusahaan.

• Struktur produk terjadi pada fungsi-fungsi yang dimiliki secara lengakap oleh seluruh unit organisasi . struktur fungsional mencakup fungsi-fungsi yang tetap dikuasai oleh pusat perusahaan.

  • Sering digunakan untuk memenuhi permintaan berbeda pada perusahaan yang  

    menghadapi karakteristik lingkungan, dari stabil ke perubahan cepat

d. STRUKTUR MATRIKS

•Manusia dan aktivitas dikelompokkan dalam tim multi fungsi menurut proyek atau kontrak. Tim bersifat sementara, selama umur proyek dan diambilkan dari fungsi berbeda sehingga setiap orang mempunya dua manajer, satu manajer proyek, satu manajer fungsional.

•Struktur matriks diciptakan dengan maksud untuk menggabungkan kelebihan struktur fungsional dan kelebihan dari struktur produk secara bersamaan

  • Struktur matriks digunakan apabila struktur fungsional maupun struktur campuran

    ternyata tidak lagi mampu menjawab tuntutan lingkungan terhadap organisasi.

•Contoh organisasi dengan struktur matriks diperlihatkan pada gambar yang berikut.

•Tujuan: keterpaduan keahlian dan sumberdaya dengan kebutuhan pelanggan dan persyaratan teknis dan bisnis proyek dan kontrak dan untuk mengadaptasi perubahan lingkungan dinamis yang cepat

KELEBIHAN STRUKTUR MATRIKS

1. Mampu mencapai tingkat koordinasi yang diperlukan dalam menjawab tuntutan ganda dari lingkungan

2. Dapat memanfaatkan karyawan secara fleksibel menurut jenis produk

3. Sesuai untuk mengambil keputusan yang rumit serta lingkungan yang tidak stabil dengan frekuensi perubahan yang tinggi

4. Memberikan kesempatan yang sama untuk pengembangan ketrampilan integrasi

    maupun produk

5.Sangat sesuai untuk organisasi ukuran sedang dengan beberapa jenis produk

KEKURANGAN STRUKTUR MATRIKS

1.Adanya wewenang ganda menimbulkan kebingungan dan frustasi

2.Karyawan perlu dilatih agar mempunyai ketrampilan dalam berhubungan dengan        

   karyawan lainnya

3.Menghabiskan banyak waktu untuk pertemuan koordinasi den penyelesaian

   masalah

4.Hanya bisa berjalan lancar jika karyawan mengerti sifat struktur matriks, menganut

    hubungan kolegial, bukan hubungan vertikal

e. Unsur-unsur Struktur Organisasi

1. Fungsi Strategic Apex dipegang oleh “penentu” kebijakan organisasi, yaitu Top     management yang diberi tanggung jawab atas keseluruhan organisasi

2. Fungsi Middle Line dipegang oleh orang/unit yang bertugas sbg penghubung     antara Strategic Apex dgn Operating Core.

3. Fungsi Technostructure dijalankan oleh orang/unit kerja yg berfungsi sbg “analis”

   yang melayani kepentingan organisasi dalam melakukan standarisasi tertentu

   dalam organisasi

4. Fungsi Support Staff seperti halnya Technostructure, ditempati oleh orang-orang  yang mengisi unit staf yang memberi jasa pendukung tidak langsung kepada

   organisasi.

5.    Fungsi Operating Core dijalankan oleh unit/individu yang berhubungan langsung    dengan “klien”. Satuan pelaksana , yang melakukan pekerjaan dasar yang      berhubungan dengan produksi (barang / jasa )

Soal latihan

1.    Jelaskan yang dimaksud struktur organisasi!

2.    Jelaskan bentuk-bentuk struktur organisasi!

3.    Jelaskan keunggulan dari masing-masing bentuk struktur organisasi!

4.    Jelaskan kelemahan dari masing-masing bentuk struktur organisasi!

5.    Jelaskan unsur struktur organisasi!

Tugas Kelompok

Buatlah kelompok masing masing kelompok terdiri dari 4 orang, maka :

1.    Kunjungi kantor disekitar tempat tinggal Mu!

2.    Amati bentuk struktur organisasi kantor  di daerah tempat tinggal Mu!

3.    Buat laporan dari hasil kunjungan secara tertulis!

4.    Presentasikan di depan kelas laporan hasil pengamatan tersebut!

3.  Menjelaskan  Komunikasi kantor

1.      Berkomunikasi di tempat kerja

Agar didalam berkomunikasi di tempat kerja dapat dilakukan secara efektip,   maka harus diperhatikan hal-hal sebagai berikut.

1)                  Memahami pengertian komunikasi

2)      Memahami unsur-unsur komunikasi, yang meliputi adanya komunikator, berita atau pesan, komunikan/penerima berita, dan respon atau tanggapan.

3)      Memilih media komunikasi yang tepat, yang terdiri dari media komunikasi audial, media komunikasi visual, dan media komunikasi audio-visual.

4)      Azas-azas komunikasi yang harus diperhatikan adalah kemudahan dalam pengeiriman informasi, informasi mudah dimengerti, kesamaan pengertian, penggunaan alat komunikasi yang sederhana, dan informasi harus bermanfaat

5)      Agar pesan atau informasi yang disampaikan mudah difahami oleh pihak audiens, maka komunikator harus memahami dan menerapkan prinsip-prinsip berbicara efektif yang meliputi tahap pendahuluan, isi atau materi dan penutup.

6)      Agar pesan atau informasi yang diterima mudah difahami, maka komunikan harus dapat menerapkan teknik mendengarkan yang efektif.

7)      Agar konflik di tempat kerja dapat dihindari dan diatasi, maka setiap anggota organisasi harus mampu mengidentifikasi terjadinya konflik dan memberikan solusi untuk mengatasi konflik.

8)      Solusi untuk mengatasi konflik di tempat kerja dapat dilakukan dengan menghindari sumber konflik, netralisasi sikap, mengubah sikap, blending atau mencari titik persamaan, dan understanding atau memecahkan masalah bersama-sama.

2.      Memberi bantuan pada pelanggan

Memberikan bantuan kepada pelanggan sangat berkaitan erat dengan masalah pelayanan prima. Pelayanan prima (excellent service) adalah suatu pelayanan yang terbaik dalam memenuhi harapan dan kebutuhan pelanggan.

a.      Sikap Dalam Bekerja

Dalam bekerja kita tidak seorang diri, melainkan dalam bentuk tim. Oleh karena kita bekerja dalam tim maka perlu memperhatikan sikap terhadap orang lain, baik atasan, teman sekerja, maupun anak buah. Berikut ini diuraikan bagaimana kita harus bersikap  dalam bekerja.

1.  Sikap terhadap rekan kerja

·         Bersikap baik dan bersahabat dalam melaksanakan koordinasi

·         Menghindari ucapan atau kata-kata yang tidak sopan, atau tidak pantas untuk diucapkan

·         Menghindari sikap dan ucapan yang bernada bermusuhan

·         Menjauhi sikap berprasangka buruk terhadap atasan dan teman sekerja

·         Tidak membicarakan kelemahan atasan dan teman sekerja didepan umum

2..  Sikap terhadap atasan

·         Menghindari sikap menolak tugas yang menjadi tanggungjawabnya

·         Tidak bersikap mengambil muka dan mengorbankan teman sekerja

·         Tidak mengambil kebijakan melampaui atasan dalam hal menyangkut keputusan

·         Mengusahakan agar atasan selalu memperoleh informasi yang benar

·         Menunjukkan kerja sama yang baik, jujur dan penuh pengabdian

·         Menghargai tanggungjawab, wewenang, dan kebijakan atasan

3.  Sikap terhadap bawahan

·         Tidak bersikap terlalu lugas dan suka membual

·         Tidak menjanjikan hal-hal yang kiranya tidak dapat dipenuhi

·         Tidak mengkhianati kepercayaan yang diberikan oleh bawahan

·         Bersikap bijaksana dalam mengambil suatu keputusan

·         Bersikap terbuka dan transparan dengan menerima dan menampung pengaduan dan keluhan bawahannya

·         Menerima dengan bijaksana segala kritik dan saran-saran yang sifatnya membangun

4. Penanganan Keluhan Pelanggan

Penanganan keluhan pelanggan merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari pelayanan prima. Oleh karena itu, menanggapi dan menangani keluhan pelanggan perlu mendapatkan prioritas dalam penangannya. Penanganan keluhan pelanggan dapat dimulai dengan mengidentifikasi sumber permasalahan yang menyebabkan pelanggan merasa tidak puas. Sumber masalah harus diatasi agar dimasa mendatang tidak terjadi lagi masalah yang sama.

Ketidak puasan pelanggan akan semakin besar apabila keluhannya tidak segera ditangani dengan baik. Hal ini dilakukan agar jangan sampai pelanggan berprasangka buruk atau negatif (negative thinking) terhadap perusahaan. Pelanggan hanya menginginkan pihak perusahaan dapat menunjukkan perhatian terhadap ketidak puasannya.

Terdapat lima cara dalam menangani keluhan pelanggan, yaitu:

a.              Bersikap empati terhadap pelanggan yang kecewa

b.             Kecepatan dalam menangani keluhan

c.              Kewajaran atau keadilan dalam memecahkan permasalahan keluhan

d.             Kemudahan bagi pelanggan untuk menghubungi perusahaan

e.              Menerapkan konsep Total Quality Service (TQC)

Konsep Total Quality Service (TQC) berfokus pada lima bidang sasaran, yaitu:

·      Fokus kepada pelanggan

·      Keterlibatan total

·      Pengukuran

·      Dukungan sistematis

·      Perbaikan berkesinambungan

Dari uraian diatas dapat disimpulkan bahwa menanggapi dan menangani keluhan pelanggan merupakan salah satu prinsip pelayanan prima yang harus diperhatikan oleh tenaga pelayan/penjual atau perusahaan

3.      Bekerja dalam satu tim

Dalam bekerja kita tidak seorang diri, tetapi bekerja dengan orang lain dalam satu tim. Oleh karena itu, kita perlu mempelajari prinsip-prinsip bekerjasama dalam satu tim. Bagaimanakah prinsip-prinsip bekerjasama dalam satu tim itu, akan diuraikan seperti berikut ini.

a.  Pengertian tim

Dilihat dari asal katanya tim (team) merupakan terjemahan dari kata Inggris, yaitu together, everyone, dan achieves, yang artinya bekerjasama. Maksudnya jika sesuatu pekerjaan dikerjakan dengan cara bekerjasama maka akan dapat mencapai hasil yang lebih baik.

Tim merupakan bentuk khusus dari kelompok kerja yang berbeda dengan bentuk-bentuk kelompok kerja yang lainnya. Tim beranggotakan orang-orang profesional yang dikoordinasikan untuk bekrjasama dalam menangani suatu tugas atau pekerjaan tertentu.Dengan kata lain tim adalah sekelompok orang dengan berbagai latar belakang keahlian yang menjalin kerjasama untuk mencapai tujuan bersama.

b.  Ciri-ciri sebuah tim

Ciri-ciri sebuah tim adalah sebagai berikut.

·         Setiap anggota tim mempunyai ciri dan identitas yang sama

·         Setiap anggota tim mengetahui misi, tujuan dan sasaran yang ingin dicapainya

·         Setiap anggota tim dibawah seorang pimpinan yang sama

·         Setiap anggota tim merasakan dampak keberhasilan dan kegagalan

·         Setiap anggoata tim saling bekerja sama dan berkolaborasi dalam melaksanakan tugas

·         Tim terdiri dari berbagai macam orang dengan latar belakang keahlian berbeda-beda.

c.  Faktor-faktor pembentukan tim

Faktor-faktor yang mendasari pembentukan tim adalah sebagai berikut

·         Pemikiran dua orang atau lebih cenderung lebih baik dari pada hasil pemikiran satu orang

·         Konsep sinergi (1+1 > 2), yaitu bahwa hasil keseluruhan (tim) jauh lebih baik dari pada jumlah bagiannya

·         Anggota timdapat saling mengenal dan saling percaya, sehingga mereka dapat saling membantu dan bekerja sama.

·         Kerja sama tim dapat menyebabkan komunikasi terbina dengan baik

Tim atau kelompok kerja umumnya bermuara untuk mensukseskan tujuan suatu organisasi. Tim merupakan pengembanganm dari suatu manajemen strategi dalam suatu organisasi, institusi, atau perusahaan. Kelompok kerja ini merupakan unit yang fundamental dari suatu organisasi.

Orang pada umumnya setuju bahwa dalam lingkungan pekerjaan jarang terjadi bahwa suatu keberhasilan merupakan hasil dari prestasi satu orang. Keberhasilan itu merupakan hasil prestasi bersama seluruh anggota tim.

d.  Karakteristik sebuah tim

Tidak semua kumpulan orang dapat dikatakan suatu tim. Untuk menjadi suatu tim, kumpulan orang itu harus mempunyai karakteristik sebagai berikut.

·         Ada kesepakatan terhadap misi tim

·         Semua anggota mentaati peraturan yang berlaku

·         Adanya pembagian tugas, tanggungjawab dan wewenang

·         Dapat beradaptasi terhadap perubahan

Dengan demikian jelaslah bahw sekumpulan orang belum tentu merupakan suatu tim. Sebab orang-orang yang berada dalam suatu kelompok atau perkumpulan belum tentu dapat bekerja sama, mempunyai misi dan tujuan yang sama, serta dapat saling pengertian dan saling membantu.

e.  Prinsip-prinsip kerja sama tim

prinsip-prinsip yang perlu diperhatikan dalam membentuk suatu tim adalah sebagai berikut.

1)                Identitas pribadi anggota tim

Sudah merupakan hal yang alami jika seseorang ingin tahu apakah mereka cocok berada di dalam suatu tim atau tidak. Faktor saling percaya antar anggota tim merupakan hal yang sangat penting. Oleh karena itu setiap anggota tim harus saling mengenal identitas dan karakter pribadi maisng-masing. Suatu tim tidak akan dapat berjalan secara efektif jika para anggotanya tidak merasa cocok satu sama lain.

2)        Hubungan antar anggota tim

Agar setiap anggota tim dapat bekerja sama, mereka tentu saja harus saling mengenal, saling berhubungan, dan saling berkomunikasi. Untuk itu dibutuhkan waktu bagi anggoata tim yang berasal dari berbagai latar belakang pendidikan, politik, dan status sosial budaya yang berbeda-beda untuk saling mengenal dan bekerja sama.

3)                Manfaat Dan Tujuan Bekerja Dalam Tim

Bekerja dalam bentuk tim akan lebih efektif dari pada bekerja sendiri-sendiri. Untuk memahami apa saja manfaat dan tujuan bekerja dalam tim dapat diikuti uraian berikut ini.

1)        Fungsi dan manfaat bekerja dalam tim

Bekerja dalam tim memiliki banyak fungsi dan manfaat. Fungsi bekerja dalam tim antara lain dapat mengubah sikap, perilaku, dan nilai-nilai pribadi, serta dapat turut serta dalam mendisiplinkan  anggota lainnya. Anggota tim yang menyimpang dapat ditekan dan diluruskan dengan kewajiban untuk mematuhi dan melaksanakan aturan atau norma yang berlaku dalam tim. Selain itu tim dapat digunakan untuk pengambilan keputusan, merundingkan, dan bernegosiasi (bargaining). Anggota tim dengan latar belakang yang berbeda-beda mungkin mungkin saja membawa perspektif atau pengaruh positif terhadap proses pengambilan keputusan.

Tim tidak hanya penting dan bermanfaat pada organisasi saja, tetapi juga memberikan manfaat bagi individu para anggotanya. Tim dapat menyediakan kepuasan sosial bagi para anggotanya. Manfaat lain dari tim adalah meningkatkan komunikasi interpersonal diantara para anggotanya.

Secara lebih rinci manfaat bekerja dalam tim adalah sebagai berikut.

Manfaat bagi organisasi.

·                    Meningkatkan produktivitas kerja

·                    Meningkatkan kualitas kerja

·                    Meningkatkan mentalitas kerja

·                    Meningkatkan kemajuan organisasi

Manfaat bagi anggota

·       Stress atau beban akibat pekerjaan akan berkurang

·                    Tanggung jawab atas pekerjaan dipikul bersama

·                    Memperoleh balas jasa dan penghargaan

·                    Sebagai media aktualisasi diri

·                    Dapat menyalurkan bakat dan kemampuannya

2)        Tujuan bekerja dalam tim

Pada dasarnya tujuan bekerja dalam tim didasarkan pada prinsip kesatuan tujuan, prinsip efisiens, dan prinsip efektivitas. Untuk lebih jelasnya dapat diikuti uraian berikut ini.

Kesatuan tujuan

Setiap anggota tim tentu saja mempunyai kesaman tujuan. Prinsip kesatuan tujuan ini mencakup kesamaan visi, misi dan sasaran program kerja tim. Apabila suatu program garapan atau proyek harus diselesaikan selama suatu periode waktu tertentu maka pola pelaksanaan kerja tim harus disesuaikan dengan prinsip kesatuan tujuan.

Efisensi

Suatu tim adalah efisien jika setiap anggota menyelesaikan tugas atau pekerjaan secara cepat, efisien, dan efektif. Suatu tim yang efisien adalah tim yang bekerja tanpa pemborosan dan kecerobohan, sehingga memberi kepuasan kerja.

Efektivitas

Tujuan bekerja dalam tim, antara lain untuk meningkatkan produktivitas dan efektivitas kerja. Suatu tim disebut efektif jika telah memiliki cirri-ciri sebagai berikut.

·                     Tujuan yang jelas dan operasional

·                     Keterampilan yang memadai

·                     Komitmen

·                     Saling percaya

·                     Komunikasi yang baik

·                     Kemampuan negosiasi

·                     Kepemimpinan yang tepat

3.  Menyadari Tujuan, Tugas Dan Tanggung Jawab Dalam Tim

Setiap anggota tim tentu saja harus menyadari tujua, tugas, dan tanggung jawabnya. Bagaimana menyadari tujuan, tugas, dan tanggung jawab dalam tim dapat dijelaskan sebagai berikut.